기록관-처리과 업무갈등 해결방안

조상은 韓國外國語大學校 大學院 2021 국내석사

전자기록관리 환경에서의 지적인 기록처분에 관한 연구

이재홍 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2013 국내석사

정보통신기술의 발전으로 인한 전자기록의 등장은 기록관리의 많은 변화와 발전을 야기 시켰다. 기존의 물리적 형태로 생산되었던 종이기록에서 논리적 형태인 전자기록의 생산이 보편화되었고, 기록의 관리 및 활용이 ‘물리적 관리’에서 ‘지적인 관리’ 중심으로 변하였다. 이에 따라 전자기록관리시스템은 전자기록의 효과적·효율적인 관리를 위한 방안으로 등장하였다. 이러한 기록관리 환경의 변화에 따라 국내에서도 전자기록관리를 위한 법제적 안정과 기록관리시스템의 도입으로 인프라가 구축되면서 전자적으로 기록관리 업무를 지원하고 있다. 하지만 여전히 종이기록 환경에 기반 한 기록처분을 수행하고 있기 때문에 현재의 기록관리시스템이 제 기능을 하지 못하는 아이러니한 현상이 나타나고 있다. 따라서 기록관리시스템의 처분기능이 정체되어있고, 이후 전자기록의 처분 시 다양한 문제점들이 발생될 것이라고 보았다. 이러한 문제의식을 기반으로 본 연구는 효과적이며 효율적인 전자기록의 처분을 위한 방향성을 제시하고자 하였다. 본 연구는 먼저 다양하게 정의된 처분과 관련된 용어들을 정의하고, 전자기록관리 환경에서 확장된 처분의 의미와 전자기록의 생애주기를 관리하는 기록관리 도구로서의 처분지침의 역할과 기록관리시스템과의 관계에 대해 살펴보았다. 또한 해외 처분지침들의 유형 및 구조와 이에 포함하고 있는 처분요소들을 살펴보았다. 이어서 기록관리시스템 기능요건 표준인 MorReq2010과 기록관리 상용화 패키지인 IBM FileNet Records manager의 처분과 처분보류기능을 살펴보았다. 이러한 사례연구를 통한 처분지침과 기록관리시스템의 처분기능에서 시사점을 도출하여 기록관리기준표, 처분절차 그리고 기록관리시스템의 처분기능의 국내 현황을 비판적으로 분석하였다. 앞서 살펴본 사례 분석 및 시사점을 토대로 법제도 영역과 기록관리시스템 기능 영역으로 개선방향을 제안한다. 본 연구는 국제표준에 근거하여 전자기록관리 환경에서 기록처분과 처분지침의 역할을 정의하고, 처분지침과 기록관리시스템 기능요건 표준, 기록관리 상용화 패키지의 처분과 처분보류기능을 분석함으로써 해외선진사례를 통한 모범실무를 기반으로 개선방안을 제시하였다는 점에서 의의를 가진다. The appearance of electronic record according to the development of Information and Communication Technologies has brought many changes and developments in record management. From paper records which have been produced as existing physical form, production of electronic record which is a type of theoretical form was generalized and record management and utilization have been changed from ‘physical management’ to ‘intellectual management’. Accordingly, electronic record management system appeared as a method for effective and efficient management of electronic records. According to these changes of record environments, domestic infrastructures are electronically supporting the record management as they have been established with the legal stability for the electronic record management and with the introduction of Electronic Records Management System. However, because the record disposal which is based on paper record environments is still being executed, the irony phenomenon occurs that current record management system cannot function right. Therefore, the disposal function of record management system is stagnant and various problems are expected to occur at the time of disposal of electronic record. This study tried to suggest the directions for efficient and effective and intellectual disposal of electronic record. This study defined the terminologies first which are related with diversely defined disposals and examined the meaning of expanded disposals in electronic record management environments and the relationship between record management system and disposal authority’s role as a record management tool that manages the life cycle of electronic record. Additionally, forms and structures of foreign disposal authorities and included disposal factors were examined. In succession, functions of disposal and disposal hold of MoReq2010, a functional standard of record management system and IBM FileNet Records manager, a record management commercialization package were examined. By deducting the implications from the disposal authorities through case studies and disposal function in record management system, the current situations were critically analyzed about ‘disposal authority’ of domestic public records, ‘disposal procedures’ and ‘disposal function of record management system’. Based on the above examined case studies and implications, improvement directions of legal system area and record management system area are to be suggested. This study has a meaning in that the roles of record disposal and disposal authority are defined in the electronic record management environments based on the international standards and also in that improvement plans were suggested based on the best practice in foreign advanced cases by analyzing the disposal authority and functional requirements standards for records management system, disposal and disposal hold functions of Commercial records management application software package.

마이데이터 시대 레코드 컨티뉴엄에 기반한 기업의 기록으로서 개인정보 및 데이터 관리 : 전자증거개시 제도 활용을 중심으로

이보람 韓國外國語大學校 大學院 2023 국내박사

사회가 복잡해지면서 기록의 종류가 세분화되고 기술이 발전함에 따라 그 형태도 다양해지고 있다. 이에 기록관리 또한 계속해서 변화하며 진화하고 있다. 과거 고정된 매체로 생산한 기록을 생애주기에 따라 단계별로 관리하던 보존 중심 기록은, 오늘날 새로운 개념과 방식으로 유통·활용하고 있다. 특히 전자적 환경에서 빠르고 방대하게 생산되는 데이터는 그 중요성이 강화되면서 4차 산업혁명 시대 들어 경제·산업뿐 아니라 공공 및 행정 등 일상의 여러 분야에서 더욱 활발히 활용되고 있다. 우리는 알게 모르게 많은 데이터를 생산하며 살아간다. 이렇게 만들어진 데이터는 기업에서 서비스, 제품 등을 개발하는데 활용하고 가치를 창출하기 위한 필수 요소가 되었다. 나아가 데이터를 활용한 산업과 시장 형성이 국가 경쟁력의 핵심이 되기도 하였다. 우리의 일상을 빠르게 바꾸고 있는 데이터는, 개인의 정보 및 데이터 영역에서 스몰데이터 방식의 분석과 활용으로 경향성에 변화를 맞이하였다. 개인의 차별화된 특성을 해석하기에 유리한 스몰데이터 방식은 개인 맞춤형 서비스를 가능하게 한다. 이는 정보주체의 더 나은 선택을 위한 의사결정을 돕고, 개인정보 및 데이터 산업의 새로운 분야가 창출되면서 데이터 경제 활성화라는 결과를 가져왔다. 데이터 중요성이 커지고 활용 분야가 늘어나면서 데이터 주권에 대한 논의가 시작되었다. 개인의 일상적 활동으로 생산되는 데이터는 기업 및 기관 등에서 활용한다. 하지만 개인이 자신의 데이터를 활용하려면 보관하고 있는 조직에 승인을 받아야 한다. 오히려 정보주체인 개인이 불편을 겪어야 하는 구조에 대한 의문을 갖게 되었다. 이는 마이데이터라는 개념, 마이데이터 전송 기술표준 등을 기반한 개인정보 이동권으로서 합의를 도출하였고, 국내에서는 개인정보 전송요구권 등으로 정립되었다. 이러한 마이데이터 흐름에서 개인정보와 데이터를 활용한 서비스는 개인의 적극적인 정보 제공과 활용 동의가 핵심이다. 정보주체인 개인의 능동적인 참여를 위해서는 기업의 안전한 개인정보 및 데이터 관리가 필수적이다. 현재 국내에는 기업기록관리 관련 제도나 관리 방안 등이 미비하고 개인정보 및 데이터에 대해 기록으로서 바라보는 관점이 부재하며 이에 대한 학문적 기반 또한 부족하다. 오늘날 대다수의 개인정보 및 데이터는 전자적 환경에서 디지털기록 형태로 생산되고 있다. 각종 기록 관련 법령 등은 개인정보 및 데이터를 관리 대상의 기록으로서 정의하고 있다. 본 논문에서는 기업의 개인정보 및 데이터 또한 기록관리 관점의 관리가 필요하다고 보았다. 개념과 권리, API 규격, 데이터 객체, 정보와 콘텐츠 등 여러 의미로 사용되고 있는 마이데이터를 기록이자 기록관리 대상으로서 확인하였다. 점차 커지는 데이터의 중요성과 마이데이터 활성화 추진 등으로 향후 개인정보 및 데이터 활용이 더욱 증가할 것이다. 그 중요성과 활용 가능성으로 미루어볼 때 관련 소송 또한 매우 많아질 것으로 예상된다. 따라서 전자기록을 법률 증거로 인정하는 전자증거개시 제도에 개인정보 및 데이터가 증거로 활용될 것을 적극적으로 준비하고 기업기록으로서 관리해야 할 필요성이 있다. 본 논문의 목적은 그 유형과 종류가 더욱 다양해질 디지털기록, 특히 기업에서 생산·수집·활용하는 개인정보 및 데이터를 E-Discovery 제도에 활용 가능한 형태로 관리하기 위한 방안의 개념적 모델을 제안하는 데 있다. 일찍이 전자증거개시 제도를 도입한 국가에서는 E-Discovery 절차를 통해 디지털기록을 활용한 민사소송이 상당수 진행된 바 있다. 국내 민사소송에 도입을 앞둔 현시점, 관련 제도의 배경과 현황을 통해 E-Discovery 제도에 대한 기록관리 측면에서 선제적으로 준비할 필요성을 확인할 수 있었다. 이를 아우르는 기업의 개인정보와 데이터 관리 방안으로 레코드 컨티뉴엄과 디지털 큐레이션을 기반으로 한 인문활용적, 기술보존적 관점의 관리를 주장한다. 이론적 배경으로는 레코드 컨티뉴엄을, 방법론으로는 디지털 큐레이션을 채택하고 있다. 레코드 컨티뉴엄의 맥락 중심 개념과 디지털 큐레이션의 해석적 관점을 인문활용적 관점으로 재정립하고, 디지털기록의 신뢰성, 무결성, 이용가능성을 보장하기 위한 기술보존적 활동을 필수적으로 상정하였다. 실제 시스템을 구축하기 위한 기술 규격이나 프로세스 설계에 관한 연구, 기업의 비용편익 고려, 향후 우리나라에 도입될 E-Discovery 제도와의 호환성 등 검토가 필요하다는 점을 명시하였다. 한편, 본 논문에서 도출한 기업기록관리 모델은 관련 이론을 통한 설명적 해석을 바탕으로 한 개념적 제안이라는 점을 거듭 밝힌다. As society becomes more complex, the types of records are subdivided, and as technology develops, the forms are also diversifying. Accordingly, records management is also constantly changing and evolving. Preservation-oriented records, which managed records produced in a fixed form in the past step by step according to the life cycle, are now being distributed and utilized in new concepts and methods. In particular, the importance of data that is rapidly and massively produced in the electronic environment is being strengthened. In the era of the 4th industrial revolution, it is being used more actively in various fields of daily life such as economy and industry as well as public and administration. We live by producing a lot of data without knowing or knowing it. The data created in this way has become an essential element for companies to utilize and create value in developing services and products. Furthermore, the formation of industries and markets using data has become the core of national competitiveness. Data, which is rapidly changing our daily lives, has faced a change in tendency with the analysis and utilization of small data in the area of personal information and data. The small data method, which is advantageous in interpreting the differentiated characteristics of individuals, enables personalized services. This has resulted in revitalization of the data economy by helping data subjects make better choices and creating new fields in the personal information and data industries. As the importance of data grows and the fields of use increase, the discussion of data sovereignty begins. Data produced in daily activities of individuals are utilized by companies and institutions. However, individuals must obtain permission from the organization holding their data to utilize it. Rather, it raises questions about the structure in which the individual, the subject of information, has to experience inconvenience. This was agreed upon as the right to portability of personal information based on the concept of MyData and technical standards for transmitting MyData, and was established as the right to request personal information transmission in Korea. In this flow of MyData, the key to providing services using personal information and data is the individual's active provision of information and consent to its use. For the active participation of individuals, who are information subjects, it is essential for companies to safely manage personal information and data. Currently, there is a lack of corporate records management-related systems and management plans in Korea, and there is no point of view of personal information and data as records, and the academic basis for this is also lacking. Today, most personal information and data are produced in the form of digital records in an electronic environment. Various record-related laws and regulations define personal information and data as records to be managed. IIn this thesis, personal information and data of companies are also considered as objects that need to be managed from the viewpoint of record management. MyData, which is used in various meanings such as concepts and rights, API standards, data objects, information and contents, was identified as a record and a subject of record management. It is expected that the use of personal information and data will gradually increase in the future due to the growing importance of data and the promotion of MyData activation. Considering its importance and potential for utilization, it is possible to expect that related lawsuits will increase further in the future. Therefore, it is necessary to manage personal information and data as records in order to actively prepare for the E-Discovery system that uses electronic records as legal evidence. The purpose of this paper is to propose a conceptual model for managing personal information and data of companies, which are expected to become more diverse in types and types, in a form that can be prepared for the E-Discovery system. In countries that introduced the electronic evidence discovery system earlier than Korea, civil lawsuits using digital records have been carried out through the E-Discovery procedure. The need to preemptively prepare for the record management aspect of the E-Discovery system was confirmed through the background and current status of the related system and the current situation ahead of its introduction in domestic civil litigation. As a corporate personal information and data management plan that encompasses this, it claims management from the perspective of humanities conjugated and technology-conservative based on records continuum and digital curation. It adopts records continuum as a theoretical background and digital curation as a methodology. The context-centered concept of the records continuum and the interpretive viewpoint of digital curation were reestablished from the perspective of humanities conjugated, and technology-conservative activities to ensure the reliability, integrity, and usability of digital records were assumed as essential. It is clearly stated that it is necessary to review the technical specifications or process design for building an actual system, consideration of cost-benefit considerations for companies, and compatibility with the E-Discovery system to be introduced in Korea in the future. Meanwhile, it is emphasized again that the records management model derived in this paper is a conceptual proposal based on explanatory interpretation through related theories.

전사콘텐츠관리(ECM)의 구조와 기록관리기능

이동헌 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2009 국내석사

ECM은 “조직의 프로세스와 관련된 콘텐츠와 문서들을 획득, 관리, 저장, 보존, 그리고 배포하는 전략, 방법, 도구”로 정의된다. ECM은 콘텐츠를 체계적으로 관리하고 손쉽게 이용할 수 있는 전략이자 도구로서 현재 각광받고 있으며, 앞으로도 많은 기관이 이를 도입할 것으로 예상된다. ECM이 전사적인 콘텐츠 관리를 다룬다는 점에서 이는 기관의 핵심적인 정보시스템으로서 기능할 것이며, 따라서 기록관리에 있어서도 ECM을 정확하게 이해해야 할 필요가 있다. ECM에서의 ‘콘텐츠’는 ‘문서’와 업무의 증거로서의 ‘기록’을 포괄하고 있다. 특히 ECM에서의 기록(record)이란 용어는 ‘증거로서 보관되기 위한 문서’로서 사용되고 있다. ECM의 특성은 첫째, 통합적 미들웨어(integrative middleware)로서, ECM은 콘텐츠와 업무프로세스를 관리하는 여러 소프트웨어와 그 소프트웨어가 구동되는 플랫폼으로서 존재한다. 둘째, 독립적 서비스로서의 ECM 컴포넌트로, 모든 종류의 응용프로그램에서 콘텐츠를 획득하고 또 제공할 수 있도록 하기 위해 ECM 플랫폼의 기능들은 독립적 서비스로서 존재한다. 셋째, 모든 형태의 정보에 대한 일정한 저장소로서 콘텐츠가 중복으로 여러 저장소에 저장되는 것을 방지하여 효율적인 관리를 이룬다. 정의에서 살펴볼 수 있듯이 ECM은 크게 ‘전략’과 ‘도구’로 나눠서 살펴볼 수 있다. ECM 전략은 기관에서의 성공적인 콘텐츠/정보의 관리를 위해 수립되고 시행되는 것으로, 여기에는 어떠한 ECM솔루션을 도입할 것이고 또 어떻게 도입할 것인지, 그리고 그것을 어떻게 이용할 것인지도 포함된다. ECM의 도구는 곧 ECM의 기술적인 솔루션을 의미한다. 논문에서는 대표적인 ECM솔루션으로 IBM FileNet P8과 EMC Documentum에 대해 분석한다. 두 솔루션 모두 플랫폼에 기반하여 다른 응용프로그램들을 결합시키는 구조를 취하고 있으며, 기반이 되는 플랫폼에서 콘텐츠 관리와 관련한 가장 핵심적인 기능들을 구현하고 이를 다른 응용프로그램에 서비스로서 제공하고 있다. ISO15489에서 제시하는 기록관리과정은 ECM플랫폼만으로는 모두 구현되지 못하지만, 그 플랫폼에 기반하는 기록관리 응용프로그램을 도입함으로써 모두 충족시킬 수 있다. 결론적으로 ECM이 기관의 기록관리에서 가지는 특징들을 정리하면, 첫째, 콘텐츠 관리와의 통합성, 둘째, 입수(ingestion)와 선언(declare)의 구분, 셋째, 자동화된 획득 및 분류 기술을 들 수 있으며, 모듈 아키텍쳐 및 SOA의 개념과 확장성도 특징으로 꼽을 수 있다. Enterprise Content Management(ECM) is defined as the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM is now widely used as strategies and tools to manage contents systematically and readily and expected to be introduced by many organizations. ECM must also be understood for a record management, because ECM will be functioned as a critical information system in organizations in terms of its managing enterprise-wide contents. 'Contents' in ECM include the concept of 'a document' and 'a record' which is the evidence of business. Especially, the term, 'record' is used as the meaning of 'a document for keeping as an evidence'. The following are some traits of ECM. First, Enterprise Content Management is considered as an integrative middleware which indicates both various softwares that manage contents and work processes and the platforms on which the softwares operates. Second, ECM components is functioned as an independent services, thus the function of ECM platform is provided as an independent service that can be used from all kinds of applications. Third, ECM has a uniform repository for all types of information. Therefore, expensive redundancies and associated problems with information consistency are eliminated As the definition shows, ECM can be roughly regarded with the concept of 'strategies' and 'tools'. ECM strategies, established and implemented for organization's successful contents and/or information management, include what ECM solutions to be adapted, how to be introduced, and how to be used by organizations. The term, tools, in ECM means technological solutions of ECM. In this study, IBM FileNet P8 and EMC Documentum are analyzed as representative ECM solutions. Both solutions are formed to combine other application programs based on platforms, which provide the critical content-related function to other application as services. The record management process provided by ISO15489 cannot be entirely performed by only ECM platform itself, but it can be with the introduction of a record management application. In conclusion, The characteristics of ECM in a record management may be summed up in the following list: 1. Integrating with contents management 2. Separation of ingestion and declare 3. Automatic capture and classification technology 4. modular architecture and the concept of SOA.

민간위탁 시설의 기록관리 필요성 연구 : 서울특별시 자치구 시설형 민간위탁 중심으로

현승인 한국외국어대학교 대학원 2023 국내석사

국가가 제공하는 공공서비스 중 상당수 분야가 민간위탁 방식을 통해서 이뤄지고 있다. 공공서비스에서 민간을 통해 제공하는 민간위탁 방식이 주로 채택되는 이유는 전문성과 효율성이다. 그러나 민간위탁 현장에서는 관리감독체계의 부실 등 공공서비스 제공에 있어서 투명성 부족이 제기되고 있다. 행정의 투명성과 설명 책임은 특히 기록관리에 있어 매우 중요한 문제다. 기록은 조직과 그에 속한 개인 활동의 증거이자 업무의 적법성, 투명성을 증명한다. 이에 『공공기록물 관리에 관한 법률』은 투명하고 책임 있는 행정 구현을 목적으로 공공기관에 기록을 보호・관리할 의무와 함께 투명 행정과 책임 행정의 근거를 기록에 의한 설명 책임을 통해 충족시킬 의무를 부과한다. 그러나 공공기록물을 성립시키는 주체는 공공기관이다. 공적 자금을 투여하여 공공서비스를 제공한다고 하더라도 민간위탁 사업의 주체는 민간임으로 민간위탁 시설에서 생산·수집하는 기록물은 『공공기록물 관리에 관한 법률』에 적용받지 않는다. 또한, 민간위탁 사업과 관련된 기록에 대한 통일된 관리 지침 역시 부재한 상태다. 본 연구에서는 이러한 문제의식을 바탕으로 민간위탁 제도의 투명성 확보 방안을 기록관리 측면에서 살펴보고, 기록관리가 민간위탁 사업에서도 필요한 업무임을 드러내고자 한다. 그리고 현재 민간위탁 시설의 기록관리 현황과 이슈가 무엇인지 파악하고 민간위탁 시설 기록물을 관리할 방안을 모색한다. 민간위탁 시설 기록물을 관리할 수 있다면 그동안 민간위탁과 관련하여 지적되어왔던 다양한 문제들을 해결할 방안을 찾을 수 있을 것이다. Many fields of public services provided by the government are carried out through contracting-out. The main reasons for the adoption of contracting-out in public services are professionalism and efficiency. However, there are concerns about the lack of transparency in the management and supervision systems at contracting-out in the provision of public services. Transparency and accountability in administration are particularly important issues in record management. Records serve as evidence of the activities of an organization and its individuals, and also prove the legality and transparency of work. In this regard, the "Public Records Management Act" imposes a duty on public institutions to protect and manage records in order to implement transparent and responsible administration, and also to fulfill their duty of accountability through the explanation of responsibilities based on records. The subject that establishes public records is a public institution. Even if public funds are invested to provide public services, the subject of contracting-out is private, so records produced and collected in contracting-out facilities are not subject to the "Public Records Management Act" In addition, there are no unified management guidelines for records related to contracting-out business. In this study, based on the awareness of these issues, we will examine the measures to secure the transparency of the contracting-out system from the perspective of record management, and aim to demonstrate that record management is also necessary in contracting-out business. We will also identify the current status of record management in contracting-out facilities and issues, and explore ways to manage the records of contracting-out facilities. If it is possible to manage the records of contracting-out facilities, we may find a solution to various problems that have been pointed out in relation to contracting-out so far.

기록경영시스템(MSR) 적용에 대비한 공공기관 기록관리 제도의 개선 방향

강동균 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2016 국내석사

The records management in Korea has been developed through the enactment and revision of the Public Records Management Act, which is based on the ISO 15489 standard. ISO 15489 is the model standard for administrations of records management. To have the records management be core part of the organizations’ business practice, MSR was introduced. MSR is a methodology to have the organizations perceive that records are key factors in achieving the goals of an organization. By adding business administration aspects to the existing records management, through the activities of producing and managing records, organizations could secure accountability and continuity of works. This study explored what should be prepared to adopt MSR in public institutions. It focuses on 1) how laws could be supplemented to adopt MSR, by comparing the requirements of MSR and the Public Records Management Act; 2) what should be prepared by organizations in terms of their rules and procedures; and 3) how the evaluation system of public institutions and the records management evaluation system could be revised to have the MSR implemented in the organizations well. Thus it compared the current Records Management Act and the requirements of MSR standards, and suggestions were made to revise the Act. It also suggests the requirements to be applied to the organizations’ rules and procedures. To check if the requirements of MSR are executed in the organizations, the government’s evaluation system and the records management evaluation system should include the judgment on the status of the MSR related practices. This study reviewed the MSR requirements in order to make the introduction of the MSR in the organization maximize the organizations’ value of records. The records management professionals should make big effort to widen their work scope in organizations to have the records management as the core part of their organizations’ business and management. 우리나라의 기록관리는 공공 기록물 관리법의 제·개정을 거치면서 발전하였다. 기록물 관리법은 기록 방침과 방향을 제시하므로 기록물 관리법의 내용은 표준 및 제도와도 부합해야 한다. 기록물 관리법은 ISO 15489 표준의 내용을 기반으로 하고 있다. ISO 15489는 기록관리 실무에 대한 모범 표준으로, 기록관리 전문가들이 주로 활용하는 표준이라고 볼 수 있다. 이에 대한 보완적 개념으로 MSR 기록경영 시스템이 탄생하게 되었다. MSR은 조직의 목표를 달성하기 위해 의사를 결정하고 자원을 관리하는 방법론이다. 기존에 다루던 기록관리 영역에 경영의 영역을 추가함으로써, 기록을 생산하고 관리하는 활동을 통해 조직의 설명책임성과 위험 관리 및 업무 지속성을 보장할 수 있도록 하였다. 본 연구는 MSR이 공공기관에 적용 되기 위해 갖춰야 될 부분에는 어떤 것들이 있는 지를 살펴 보았다. MSR이 공공기관에 도입되기 위해서는 1) 표준과 법이 서로 배타적인 점이 없는지, 그래서 법령의 개정 등 보완이 필요한 부분은 어디인지, 2)조직 자체적으로는 어떤 부분을 갖추어야 하는지, 3) 기관 평가 및 기록관리 평가 제도를 활용해서 대비 할 수 있는 부분은 어디인지 등에 중점을 두고 분석을 하여 연구를 수행하였다. 즉 기록관리가 제대로 수행되기 위해서는 기록과 관련된 법을 기반으로 하위 표준이 만들어 져야 한다. MSR 표준의 요구사항 중 법령에 그 근거가 마련되지 않은 사항들에 대해서 기록물 관리법 등에 보완하는 활동이 필요할 것이다. 조직 자체적으로 갖춰야 하는 부분도 존재 할 것이다. 표준의 요구사항들이 모두 법령에 반영될 수는 없을 것이다. 왜냐하면 그 성격 상 법제와 관련이 있는 요구사항이 있는 반면, 그렇지 못한 요구사항들도 존재하기 때문이다. 조직의 특성을 고려하거나 상세히 규정해야 하는 요소들, 그리고 기록관리 체계와 구조를 고려 했을 때 법령에 반영하기 곤란한 사항 등은 조직 내부적인 규정으로 운영하도록 함이 바람직할 것이다. 또 MSR의 실행 요건이 제대로 시행되고 준수되고 있는 지 확인하기 위해서는, 정부에서 수행하고 있는 기관 평가 등에 반영하거나 기록관리 평가 제도를 활용하는 방안도 세부적으로 고려해 보았다. 본 논문의 의의는 MSR 도입이 조직의 성과를 보장하고 조직의 가치를 극대화시키는 방안이 될 수 있도록 하기 위해서 필요한 사항들에 대해 살펴보는 데 있다. 또한 기관의 기록관리 전문요원들도 그 업무가 평가, 폐기에 국한되지 않고, 전반적인 기록 기획업무를 관장 할 수 있도록 범위를 넓히는 노력이 필요할 것이다.

ISO 30300 기록경영시스템 표준 시리즈 적용에 따른 기대효과 : K 공기업을 중심으로 : Focused on K Public Enterprise

류가현 경북대학교 대학원 2012 국내석사

Creation and management of records are integral to any operation’s activities, processes and systems. Records enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity. For the successful management of the organization, MSR(Management System for Records) Such as ISO 9001 and ISO 14001 provide to organizations with a strategic way to use and exploit their information resources as business, commercial and knowledge assets and provide a systematic approach to the creation, management and use of records as part of regular business processes. MSR established as an international standards in December 2011, although it moves to introduce in Korea, yet formally MSR are adopted country expecially. So there is no best practice in this world at the moment. The purpose of the study is to examine ISO 30300 MSR Series that established in December 2011 overall and to apply based on requirements of this standards to ‘K’ public enterprise, so the author is going to check the expected benefits that these standards are presented. The results of this study in terms of the expected benefits of MSR shall be set forth as follows: Firstly, those which adopt MSR are expected to be more active in international activities from getting more extensive overseas contracts. Once they accept and achieve global recognition for such system, it is likely that they would hold a dominant position in global market. Secondly, 'K' public enterprise has managed its information and documents in consideration of compliance. As MSR is also designed to consider and reflect legal requirements related to a organization's tasks and characteristics, along with systematic business records control under certified process, it is estimated that various legal requirements, including preparation for litigation and accountability, shall be completely fulfilled. Thirdly, considering that the policy is subject to changes with market demands and external environments, and that internal and/or external regulations are gradually diversified, MSR is expected to be a flexible system that would instantly reflect the management goals. Fourthly, MSR is even compatible with other management system standards such as ISO 9000 and ISO 14000 that are in full operation by other major companies. It would enable mutual operation with the existing management system, and suggest a series of practical guidelines for fulfillment of document and records related requirements of other management system standards. Lastly, MSR is expected be extremely useful for risk management and business support services for the entire records of an organization. Once MSR is introduced, it would not only provide an uniform approach to records management, but also enable the assessment of internationally approved systems, for extensive risk management, including security control, reputation management, business continuity planning and execution, as well as fulfillment of resource availability and risks. Therefore, it is imperative to see MSR as an element that could help an organization to step forward to the ultimate success and realize its dream, beyond functional areas of records management. It is expected to be a key to the success of an organization through 'management for record' in line with the organization's intrinsic goals and business characteristics.

폐지(한시)기관 기록물 관리 현황분석 및 개선방안

김민경 전북대학교 일반대학원 2020 국내석사

As the establishment of Dissolved institutions has increased in line with social issues, the importance of record management that reflects the characteristics of abolished institutions is being highlighted. However, due to the ambiguity of laws related to records management, limited number of employees, and lack of awareness of records management by Dissolved institutions, the records management has not been carried out properly. Therefore, this study seeks to identify the gap between statutes and practices and to derive improvement measures. This study selected temporary institutions as the type of closed private universities and abolished public institutions. As research subjects, temporary institutions are the ‘Jeju 4.3 Foundation’, ‘Commission on Social Disaster Investigation’, while private universities that closed their schools selected ‘Seonam University’. In the case of a temporary institution, it was deemed suitable for understanding the status of records management in the practical sense as it had cooperative relations with various institutions to collect records related to social disasters. In the case of closed-door private universities, the records management status of private universities was selected as the interview target as it was judged that they would be suitable for identifying the status of records management of private universities due to the largest size and large number of employees. The study was conducted in four major stages. To this end, the concept and characteristics of the abolished institution were established first through prior research. Second, the current status of records management by the administrative committee and requests for disclosure of information were carried out to temporary institutions, and 60 universities that were closed through education and statistics services were selected for the status of closed school records management. Finally, the improvement measures were drawn and proposed in terms of law, system and record management by selecting relevant institutions in accordance with the Act and conducting in-depth interviews. This study is meaningful in that we have looked at the entire process for managing records of time organizations and will be the basis for efficiently managing records of future time organizations.

북한정권 초기의 기록관리제도 : 한국전 노획문서와 관련하여

최영수 서울대학교 대학원 2004 국내석사

해방 이후부터 한국전쟁 종전까지의 북한 실정을 연구하는데 있어 북한 정권의 내부 문건이 공개되지 않은 현 상황에서 북한 행정체계의 근간을 이루는 공문서전달 체계와 관리에 대한 연구가 전혀 없었다. 이러한 현실에 비추어 1장에서는 이 연구의 의의와 한계점을 밝히 선행연구를 검토했으며, 2장에서는 북한정권 초기의 공문서군에서 문서관리행정체계 작동의 문제점을 찾아보기 위하여 먼저 주 연구대상인 북한노획문서군(North Korean Records 1914-1953, 242.23)의 성격을 살펴보았는데, 이 문서군은 노획문서의 주제분포 및 생산기관별 문서의 유형이 공간문헌과 내부 공문서로 대별되고 있으며 내부공문서의 경우 1차사료로서 가치가 있음을 살펴보았다. 3장에서는 북한에서의 기록관리 용어의 용례를 기초로 하여 법제도와 현실과의 괴리 현상을 일반행정문서 관리의 법제도와 비밀문서의 관리 법제도를 구분하여 살펴보고 나서 실제의 문서관리가 어떻게 이루어졌는가를 귀순자의 증언을 중심으로 구성해보았다. 아울러 노획문서에 포함된 원문자료의 내용을 중심으로 기록관리의 법제도를 살펴보았는데 초창기 북한정권의 기록관리 법제도는 법제화의 선진성이 두드러졌음을 알 수 있었다. 이같은 법제의 선진성에 반하여 토착화 및 현실접목은 어떠하였는지 고찰하기 위해 북한의 행정체제와 문서전달체계를 정권기관의 체계중심으로 살폈다. 먼저 중앙행정기관의 성격과 체계를 내각과 조선노동당으로 나누어 고찰하였는바, 각 기관의 문서관리 행정체계가 일원적으로 구성되었고, 문서군의 성격이 내부문서 중심으로 되어있음을 살펴보았다. 다음으로 입법부의 문서행정체계는 내각보다 단순했을 뿐더러 , 문서군의 성격도 내각보다 극히 제한적이며 회의록 위주로 구성되어 있었다. 사법부서의 행정체계는 별도의 분립체제라기보다 내각부서로서의 문헌관리의 성격을 가지고 있으며 이에 따라 내부문헌과 공간문헌과의 구별이 어렵고 생산된(획득) 문헌자체가 희귀하였다. 이밖에 노획문서군에서 상당한 분량을 차지하고 있는 언론기관의 행정체제와 문서군을 분석한 결과 공간문헌 중심으로 구성되었으나 그 전달체계의 정비가 정책적인 우선순위에 해당되었음을 볼 수 있었다. 마지막으로 군사기관의 문서행정체제 구성은 가장 중앙집중적인 체제로서 문서군의 성격은 공간문헌과 내부문서의 배분이 엇비슷하며 비밀문서의 관리와 보관이 비교적 철저하였다. 4장은 결론으로 연구결과를 요약하고 본 논문의 의미와 향후의 북한기록관리연구를 위한 방향을 제시하였다. In researching North Korean actual circumstances from liberation to the Korean War, no studies have been made on the system and administration of the North Korean official document delivery because North Korea did not open to the public its official documents. In the light of this reality, in chapter 1, I explained the meaning and limit of this study and reviewed some preceding studies. In chapter 2, first of all, I examined the characteristics of the seizured documents (North Korean Records 1914~1953, 242.23), which were main research objects, in order to find out some problems in the operation of the document administration system of the early North Korean regime. And I found out that these documents could be categorizes into publication documents and unpublished official documents according to the subject distributions of the seizured documents and the types of the document producing departments, and, in the case of unpublished official documents, they were worthy of original historical records. In chapter 3, based on usages and terminologies of the record management in North Korea, I examined the discrepancies between the legal system and the reality by dividing them into the legal system of general and secret administrative document management respectively, and then I wrote about how the actual document management was conducted, with priority given to the statements of the defectors from North Korea. At the same time, I examined the legal system of record management by analyzing several raw materials included in the seizured documents, and found out that the record management legal system of early North Korean regime was highly advanced in legalization. In order to investigate real application and localization of the system, in spite of its legal sophistication, I examined the administrative system and document delivery system of North Korea in the perspective of administrative organizations. First of all, I investigated the nature and system of the central administrative organizations by dividing them into the Cabinet and the Korea Workers Party, and found out that document management administration system of each institution was established unitarily and the main characteristics of documents were comprised of unpublished documents. Next, I looked into the document administration system of the Legislative body and concluded that it was simpler than that of the Cabinet and the characteristics of its documents were comprised of minutes and more limited than that of the cabinet. The administration system of the Judiciary body had the function of the documents management as a part of the Cabinet rather than as an independent system, so the distinction between published documents and unpublished documents was difficult and produced (acquired) documents themselves were rare. Additionally, after the analysis of the administration system and documents of the mass media, which comprised significant portion of the seizured documents, we could learn that it was mainly comprised of published documents and the consolidation of the delivery system was treated with high policy priority. Lastly, the document administration system of the military institutions was the most centralized system, and the characteristics of its documents were that the distribution between published and unpublished documents were similar and the management and keeping of the secret documents were relatively strict. In chapter 4, I summarized the research outcomes and suggested the meaning of this research and some ways for the future research on the North Korean record management.

육군 기록관리 인식에 영향을 미치는 요인에 관한 연구 : 기록경영프로세스와 조직문화의 관계를 중심으로

김택윤 연세대학교 대학원 2017 국내석사

Over the past decade, Korea's public records management system has grown tremendously, and the Republic of Korea Army(ROKA) has made great strides in keeping up with this trend. However, this quantitative growth does not necessarily mean a successful settlement of records management culture. Even if the system is well-formed, if the behaviors and attitudes of the members who perform it are different from each other, the performance of the system would be limited. Despite significant support for organizational culture theory as a guide to successful organizational strategy, there is insufficient research on the establishment of records management culture as a component of organizational culture. Previous studies carried out within the ROKA were limited in the sense that they only suggested the need for further development of the records management system or were concerned with practical aspects of record-keeping. There is not much research that suggests fundamental improvements in records management that will improve the understanding of practitioners. Given this current research gap, the present study assessed the level of awareness of records management as an organizational culture, and identified factors that have an effect on practitioners’ perceptions. It examined how the ROKA’s records management system affects practitioners’ understanding of the importance of records management. The level of awareness of records management is based on ISO 15489, which is used as a standard in the field of records management. The purposes and benefits of records management, as well as the basic and advanced procedures involved, are set as dependent variables, while the factors which are reconstructed into leadership, planning and support, operation, evaluation and improvement are set as independent variables based on the standardized elements of ISO 30301 Management System for Records. The relationship between these variables was then examined by surveying a sample of 300 practitioners in the ROKA, and the valid data obtained from 251 of them were statistically analyzed. The results showed that leadership had a positive effect on the basic and advanced procedure of records management recognition, but did not affect the purpose of records management or recognition of benefits. Planning and support factors also had a positive effect on the basic procedure of records management, but did not have a significant effect on purpose and benefit recognition, and had a negative effect on the advanced procedures factors. Operational factors had a positive effect on overall records management recognition. The evaluation and improvement factors had a positive effect on the basic procedure of records management, but did not have a significant influence on benefits of records management or advanced procedure recognition, and negatively affected the purpose of records management. Overall analysis shows that the current ROKA records management system merely helps to improve the record management awareness of practitioners. All factors have a positive effect on the basic procedure of records management. Therefore, it can be seen that the present system is focused on the basic process based on the practice and suggests that value-oriented improvement is needed. The purpose of this study was to analyze the factors affecting record management in the development of the ROKA records management system and to overcome limitations on the practical improvement of the system. It is expected that research on the development of records management will contribute to the establishment of a records management culture paradigm. 지난 10여 년간 우리나라의 공공기록물 관리는 큰 성장을 거듭해 왔고, 육군 또한 이러한 흐름에 발맞추어 발전하였다. 하지만 이러한 양적 성장이 반드시 기록관리 문화의 성공적인 정착을 의미하는 것은 아니다. 제도가 잘 만들어져 있다고 하더라도 그것을 수행하는 구성원들의 행동과 태도가 통일되어 있지 않다면 그 제도의 성과가 달성되기에는 한계가 있을 것이다. 조직의 성공전략을 위해 조직문화의 뒷받침이 중요하다는 조직문화 이론에도 불구하고 기록관리학 분야에서는 조직문화로서 기록관리 문화 정착에 관한 연구는 미흡한 실정이다. 육군 내에서 수행되었던 기록관리 분야의 각종 선행 연구들을 살펴봤을 때에도 기록관리 제도나 실무적 발전방안을 제시하는 연구들로 한정되어 있었고, 기록관리의 최일선 수행주체인 실무자들의 인식을 향상시키기 위한 근본적인 개선방안을 제시하는 연구는 찾아보기 힘들었다. 이에 본 연구에서는 조직문화로서의 기록관리 인식 정도를 파악하고 여기에 영향을 미치는 요인을 탐색하기 위해 현 육군의 기록관리체계가 실무자들의 기록관리 인식에 어떠한 영향을 주고 있는지를 실증적으로 분석하였다. 실무자들의 기록관리 인식 정도는 기록관리 분야에서 표준으로 사용되고 있는 ISO 15489를 참고하여 기록관리의 가치 차원인 목적과 편익, 그리고 실행의 차원인 기본절차, 전문성에 대한 인식도를 종속변수로 설정하였고, 여기에 영향을 주는 요소들은 ISO 30301 기록경영시스템 표준 요소를 바탕으로 재구성한 리더십, 기획/지원, 운영, 평가/개선 요인들을 독립변수로 설정하였다. 이들 간의 관계 검증을 위해 육군 내 실무자 300명을 대상으로 설문조사를 하여 수집된 251개의 유효한 데이터를 바탕으로 통계적으로 분석하였다. 연구결과 리더십은 기록관리 기본절차와 전문성 인식에 긍정적인 영향을 주는 것으로 나타났고, 기록관리 목적과 편익 인식에는 유의한 영향을 미치지 않는 것으로 나타났다. 기획/지원 요인 또한 기록관리 기본절차에는 긍정적 영향을 주고 있었지만, 목적과 편익 인식에는 유의한 영향을 주지 못했으며 기록관리 전문성 요인에는 오히려 부정적인 영향을 주는 것으로 나타났다. 운영요인은 기록관리 인식 전반에 긍정적인 영향을 주는 것으로 나타났으며, 평가/개선요인은 기록관리의 기본절차에는 긍정적 영향을 주고 있으나 기록관리의 편익과 전문성 인식에는 유의한 영향관계를 발견할 수 없었고, 기록관리의 목적 인식에는 부정적 영향을 주는 것으로 나타났다. 전반적인 분석결과 현재의 육군 내 기록관리체계는 실무자들의 기록관리 인식 제고에는 큰 도움을 주지 못하고 있는 것으로 나타났다. 특히 기록관리의 기본절차 인식에는 모든 요인들이 긍정적인 영향을 주고 있는 것으로 보아 현재의 체계는 실무중심의 기본절차에만 집중되어 이루어지고 있음을 알 수 있었고, 가치 지향적인 개선이 필요함을 시사하고 있다. 본 연구는 육군 기록관리 체계의 발전에 있어서 기록관리 인식을 조직의 문화로 상정하고 여기에 영향을 주는 요인을 분석함으로써, 기존 연구에서 제시했던 실무적 차원의 제도개선 연구의 한계를 보완하였다는 점에서 의의를 가질 수 있으며, 향후 기록관리 발전에 관한 연구가 기록관리 문화 정착이라는 패러다임을 기반으로 하는데 이바지할 것으로 기대한다.