대학 내 학생 관련 기록물 관리 방안에 관한 연구 : 명지대학교 사례를 중심으로

공민은 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2018 국내석사

대학 내 학생 관련 기록물은 대학의 기능적 측면, 사회적 측면, 개인적 측면에서 중요성을 가진다. 대학 기능적 측면에서 학생 관련 기록물은 기록물이 생산된 시점에서의 각 구성원들의 주관적인 모습을 파악하는데 도움을 주고 이는 행정기록물의 한계점을 보충하는 기제가 되며, 연구적 활용성을 가진다. 사회적 측면에서 학생 관련 기록은 새로운 관점에서 당대의 사회적 역사 및 문화를 기록할 수 있다. 더불어 사회적으로 창의적 자원의 역할을 하기도 한다. 개인적 측면에서 학생 기록은 지적 활동의 산물이며 학창 시절 기록으로써 부분적인 생애사적 기록이 될 수 있다. 하지만 학생 기록물이 가지는 중요성이 큼에도 불구하고 학생 기록물은 서로 다른 주체가 생산해 내는 기록의 양이 방대하며, 분산되어 있고, 체계적인 관리가 어려워, 여러 연구가 수행되었음에도 불구하고 대학의 실행 측면에서 부진한 단계에 머물러 있다. 이러한 배경을 바탕으로 본 연구는 대학의 ‛학생 관련 기록물'의 수집·관리방안에 대해 살펴보고자 하였다. 즉 대학 내 학생 관련 기록물의 체계적 수집을 통한 기록의 보존 및 효용성 제고를 위해, 학생 관련 기록물의 특성과 종류에 대해 살펴보고, 현재 국내외 대학의 관리 사례를 바탕으로 수집·관리 방안을 제시하고자 하였다. 본 연구의 주요 목적은 대학 내 학생 관련 기록물이 가지는 의미와 특성을 분석하고, 국내·외 대학 사례를 분석하여 명지대학교의 사례를 중심으로 한 학생 관련 기록물의 관리 방안을 제시하는 것이다. 본 연구에서는 학생 기록을 행정 기록과 교육 기록, 학생 활동 기록의 세 가지 기록 영역으로 이루어져 있다고 보았다. 이 중 연구가 지속적으로 수행되고 수집·관리 및 서비스가 비교적 체계적으로 이루어지고 있는 행정 기록의 영역을 제외한 나머지 기록 영역을 ‛학생 관련 기록물'이라고 정의하였다. 그리고 ‛학생 관련 기록물'을 ‛교육 기록', 교육 기반의 프로그램을 통해 산출될 수 있는 ‛학생 창작 및 연구 기록', 교육 외 ‛학생 활동 기록'으로 구분하였다. 세 가지 영역별로 사례를 살펴보고 명지대학교의 현황에 적합한 영역별 관리 방안과 종합적 관리 방안을 제안하였다. 학생 관련 기록물의 관리현황을 전반적으로 살펴본 결과, 다양한 학생 관련 기록물에 가치를 부여하고 체계적으로 기록을 수집·관리하는 경우는 매우 적었다. 본 연구에서는 명지대학교의 생산 현황에 따른 제안을 하였지만, 이는 대부분 일반 대학의 경우에도 적용할 수 있을 것이다. 대학들은 대학 내 학생 기록이 갖는 가치와 의미를 파악하여 관리의 필요성을 절감하고, 학생 관련 기록물을 대학 기록의 범주 안에 명확히 포함시키도록 하는 것이 필요하다. 또 대학 기록관 및 도서관의 수집 정책을 성문화 시키는 것이 학생 관련 기록물 관리의 바탕이 되어야 할 것이며, 디지털 형식의 기록 수집, 기관 협력과 디지털 리포지터리의 설치 등의 방안을 통해 학생 관련 기록물을 체계적으로 관리할 수 있을 것이다. The student records in university are important for the three aspects of university – functional, social and personal. In the functional aspect of the university, the student records help to identify the subjective aspects of each member at the time of production of the records, which complements the limitations of administrative records and has research utility. From a social aspect, the student records can record the social history and culture of the present from a new perspective. In addition, it plays a role as a creative resource in society. Lastly, on the personal aspect, student records are the product of intellectual activity and can be part of life history records. However, the student records are very large and distributed in quantities produced by different subjects. Therefore, despite the great importance of the student records, many studies have been carried out, but remain at a sluggish stage in terms of university performance. Based on this background, this study examined the management method of the student related records in university. In other words, in order to preserve and improve the effectiveness of the system by collecting student related records in university, the characteristics and types of student related records were examined and the management plan was suggested based on the management cases of domestic and foreign universities. The main purpose of this study is to analyze the meanings of the student related records in the university and to analyze the cases of domestic and foreign universities to present the management method of the student related records centered on Myongji University cases. In this study, the student records consisted of three areas : administrative record, education record, and student activity record. Among these, the record area except for the area of administrative records in which the research is continuously performed was defined as 'student related record'. And 'Records related to students' were classified into 'education record', 'student creation and research record', and 'student activity record'. This study investigate three areas suggesting a few comprehensive management plan for the Myongji University. As a result of reviewing the management of student related records, very few cases of valuing various student-related records and systematically collecting and managing records. In this study, the proposal was made according to the production status of Myongji University, this can be applied to general universities as well. Universities need to understand the value and meaning of student records in university, to empathize with the need for management, and to ensure that student related records are clearly included within the scope of university records. In addition, codification of collection policies of university archives and libraries should be the basis of managing student related records. The collection of digital records, institutional collaboration and the installation of digital repositories will be an effective way to systematically manage student related records.

대학기록관의 교수기록물 수집방안

이단비 부산대학교 대학원 2018 국내석사

교수는 대학이라는 학문공동체에서 중요한 주체로서 교육, 연구, 봉사영역에서 본분과 역할을 수행하면서 대학 내외에서 중요한 기록을 생산한다. 따라서 본 연구에서는 교수가 직무 수행 중 생산하거나 입수한 기록물을 교수기록물이라 정의하였다. 교수기록물에는 교수가 교육자나 연구자로서, 그리고 사회 구성원으로서 활동한 증거이자 동시에 기록생산자인 교수의 관점과 지식, 경험 등이 녹아들어 있다. 그러나 교수기록물이 이러한 가치를 지니고 있음에도 불구하고 공간의 부족이나 퇴임을 앞두고, 혹은 그 외의 이유로 폐기되는 일이 다반사다. 따라서 의무적으로 관리해야 하는 대상이 아닌 교수기록물의 수집을 위한 대학기록관 차원에서의 수집방안이 요구된다. 오늘날에는 과거에 비해 기록의 유형이 더 다양해지고, 기록을 생산하는 환경도 많이 변화하였고 지금도 변화 중이다. 따라서 교수기록물을 수집하기 위해서 기증에 의존하는 것에서 더 나아가 보다 다양하고 새로운 수집방안을 모색할 수 있다. 본 연구는 이러한 변화에 맞추어 기록을 생산하고 관리하는 환경이 변화한 오늘날에 교수기록물을 수집하기 위한 대학기록관 차원에서의 수집방안을 제안하고자 하였다. 이를 위해 4가지 방법으로 연구를 진행하였다. 첫째, 문헌연구를 통해 대학기록 및 교수기록의 정의와 유형을 살펴보고, 수집의 의의는 각각 무엇인지 분석하였다. 둘째, 국내외 대학기록관 사례를 조사하여 실제로 수집한 교수기록물 사례를 살펴보았다. 셋째, 교수 8명과의 면담을 실시하여 교수기록물 수집방안을 구축하기 위한 시사점을 도출하였다. 마지막으로는 앞선 연구들을 토대로 하여 대학기록관에서 교수기록물 수집을 위한 방안을 제시하였다. 교수들과의 면담을 통해 도출한 시사점을 반영한 교수기록물 수집방안을 개별 수집과 대학행정정보시스템 기록 수집으로 구분하여 제안하였다. 개별 수집방안은 클라우드를 활용한 수집, 수집대상 교수 선정의 방법, 대학기록관 홍보가 있다. 대학행정정보시스템 기록 수집방안은 면담을 실시한 A대학 교수들이 가장 많이 이용하는 ‘대학자원관리시스템’과 ‘온라인 학습 관리 시스템’에 어떤 기록이 등록되는지 확인하고, 대학기록관이 이러한 시스템을 획득해야 할 필요가 있음을 시사하였다. 본 연구는 대학기록물 중 대학뿐만 아니라 지역사회, 더 나아가 한 국가의 기억의 일부를 내포하고 있는 교수기록물에 집중한 수집방안을 제안하였다. 연구를 위해 기록생산자의 교수들의 목소리를 반영하였고, 오늘날의 변화한 기록 생산과 관리 행태를 고려한 수집방안을 제시하였다는 점에서 의의가 있다. 대학기록관은 보다 더 의미 있고 완전한 기록물을 수집해야 할 의무가 있다. 그러한 방법 중 하나가 바로 교수기록물을 수집하는 것이라고 본 연구는 말하고 있다. 앞으로 대학의 교수, 학생, 행정직원 각각에 초점을 맞춘 연구가 진행된다면 지금보다 더욱 발전한 대학기록관을 기대할 수 있을 것이다.

서울대학교 기록관의 역사기록물 관리방안 연구

김봉은 서울대학교 대학원 2012 국내석사

이 글의 목적은 대학기록관이 관리해야 할 역사기록물은 무엇인가에 대해 재정의하고, 구체적으로 서울대학교 기록관의 사례를 통해 역사기록물관리의 전반적인 현황과 그 문제점에 대해서 살펴본 후 그 관리방안을 찾고자 하는 것이다. 대학기록관에서의 역사기록물을 영구보존의 가치를 지니는 행정기록물과 매뉴스크립트 모두를 포괄하는 것으로 재개념화 하고자 하였다. 즉 대학사의 관점에서 대학기록관에서 보존해야 할 중요기록물로서의 역사기록물로 보고자 하였다. 우선 역사기록물의 소장현황에 대해서 파악하였다. 즉 행정기록물 중 아카이브즈의 성격을 가지는 것과 매뉴스크립트로 나눠서 각각의 소장현황을 살펴본 후 그 관리실태를 파악함으로써 문제점을 도출하고자 했다. 분석과정을 통해 기록관에서의 수집은 소극적으로 이루어지고 있으며, 명문화된 수집정책이 없음을 파악하였다. 또한 분류는 행정기록물과 매뉴스크립트가 이원화되서 관리되고 있으며, 이를 어떻게 통합 관리할 것인가의 문제가 대두되었다. 마지막으로 역사기록물의 적극적인 활용방안이 없음을 지적하였다. 본 연구에서는 역사기록물 관리방안에 대해 다음과 같이 제안하였다. 첫째로, 수집정책의 정립을 제안하였는데, 기본적으로 제도적 기반 마련을 우선시하였다. 즉 역사기록물 수집자문위원회 구성과 학내 유관기관과의 협조체제 구축을 기반으로 수집정책안을 제시하였다. 또한 대학기록물 중에서 보존할 가치가 있는 영구기록물 선별기준에 대해 모색하였다. 대학기록물 생산주체인 교수, 학생, 직원 등을 중심으로 기능분석을 통해 생산되는 기록물을 파악함으로써 이를 상시수집 대상으로 파악하였다. 또한 수집범위의 확장을 위해 기획수집에 대해서도 서울대학교 사례를 통해서 제시하였다. 둘째로, 분류는 출처주의와 원질서 존중을 기반으로 하되, 이용자 서비스를 제공하기 위한 주제별, 시기별, 유형별 분류방식을 함께 제시함으로써 이용 증진을 도모하고자 했다. 즉 조직이나 기능으로 분류하기 어려운 기록물의 경우에 주제별, 시기별, 유형별 분류방식을 적용할 수 있음을 사례를 통해서 제시하였다. 이는 역사기록물관리시스템을 기반으로 제공될 수 있을 것이다. 셋째로, 활용은 소장하고 있는 역사기록물을 어떻게 활용할 것인가에 대해 언급하였다. 전시를 기본으로 출판물 간행, 교육프로그램 활성화, SNS의 활용을 통한 이용자 서비스 제공을 제안하였다. 이를 통해 대학기록관이 대학의 정체성을 확립하는 기관으로 자리매김하고, 대학기록물을 관리하는 통합기관으로서의 위상을 정립할 수 있기를 기대한다. The purpose of this article is to re-define the historical archives which University archives should manage and to find the management practices after examining overall status and problems of historical archives through the case study of Seoul National University Archives. I would like to reconceptualize the historical archives in University archives with inclusion of administrative records and manuscripts having the archival value. In other words, I would like to consider them as historical archives to be preserved in University archives as important records in terms of the history of University. First of all, I identified the collection status of historical archives. In other words, I would like to draw the problems by identifying the status of management after classifying the administrative records into archives and manuscript, and examining the collection status. This analysis showed that collections in archives have been made passive, and no stipulated collection policy was identified. In addition, since the classification was dualized into administrative records and manuscript and managed, the issues to integrate and manage them have emerged. Finally, this study indicated that there was no active measure to utilize the historical archives. In this study, measures to manage the historical records have been proposed as follows: First, the establishment of acquisition policy was proposed and basically the institutional foundation was given the priority. In other words, acquisition policy has been proposed based on composition of historical records acquisition advisory committee and establishment of cooperative system with relevant organizations. In addition, criteria for selection of permanent records with archival value have been sought among University archives. They were considered as targets for constant acquisition by identifying records through functional analysis with focuses of professors, students and staffs that were subjects producing University records. Also planning for acquisition has been presented through case study of Seoul National University in order to extend the range of acquisition. Second, the classification is based on principle of provenance and respect for original order and the use has been promoted by presenting ways of classification by theme, by period and by type to provide the user service. In other words, in case of records in which it is difficult to classify them in terms of organization or function, it has been proposed to apply ways of classification by theme, by period and by type through cases. It can be provided based on historical records management system. Third, utilization has been mentioned through the way how the historical records can be utilized. The user service has been proposed through exhibition as a basic as well as publications, vitalization of education program and utilization of SNS. I expect that University archives have become an organization to establish the identity of University and established the position as an integrated organization to manage University records.

국내 대학기록물의 관리체계에 대한 실증적 연구 : 기구 및 수집과 이용을 중심으로

김신정 全州大學校 大學院 2003 국내석사

In the midst of rapid social changes such as informatization and globalization, universities are in more urgent need of competition for adaptation to and survival in a new environment than any other organization. One of the responsibilities new environmental changes call on universities to assume is the establishment of university archives. The importance of the university archives lies in its primary function as historical evidence that can prove the existence of the universities and the reason of their existence. The purpose of this study is to examine the level of universities in Korea to fulfilling the new responsibility of administering university archives programs by surveying the university archives in Korea and analyzing them. The results of this study show that the overall standard of the archival management system falls short of the standard and the management system is not consistent with the actual circumstances of each university. The specific details about the current situation of the management of archives in universities in Korea and suggestions for future improvement are as follows. First, the total number of universities that manage university archives amounts to 45; among them, 18 universities or 39.13percent are national or public, and 27 universities or 15.25percent private. Second, most universities started managing their archival holdings after 1999 when the law related was enacted and national and public universities in particular were heavily influenced by the enactment of the law. Third, it is critical for the university archives to establish itself as an independent organization with identity in drawing up long-term visions of the university and comprehensive plans. Unfortunately, however, university archives in most universities in Korea tend to be affiliated to the offices in charge of existing related programs. Fourth, the titles of the archives in charge of managing university record is not consistent and the titles the offices are referred to as do not manifest their autonomous functions in managing university records and archives. Fifth, the collection of university records does not transcend the scope of its archival holdings, which calls for more active and aggressive measures to collect materials through the cooperative system with other universities. Sixth, each university should collect university records through an active publicity campaign on the one hand and build a cooperative system with other universities and endeavor to collect university records in partnership with other universities on the other. Seventh, as the arrangement of professional manpower for the management of records falls short of any reasonable standard, it is difficult to expect their independent right and role in evaluating records and administering the whole managing system. Finally, the utilization of preserved records in each university is limited to the exhibition of them and the publication of periodical journals. It is necessary to find various ways to utilize collected materials and expand sound usage of them as historical evidence and a means to publicize the university. As the results of the study clearly show, what is at stake in the current circumstances in managing university archival holdings in Korea is to find solutions to improve the current poor management of university archival holdings in the future. Above all, it requires support at the governmental level rather than relying entirely on the internal awareness and effort of the universities themselves.

대학 내 조직과 협력을 통한 대학기록관 활성화 방안 연구 : 명지대학교 사례를 중심으로

이민철 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2022 국내석사

우리나라의 대학은 현대 사회에서 차지하는 존재감과 그동안의 성장에 비해, 체계적으로 스스로를 돌아보기는 어렵다. 대학기관에서 대학기록관 운영 및 대학기록관리에 대한 인식이 부족하기 때문이다. 공공기록물 관리에 관한 법률이 개정되고, 대학기록관의 수는 증가하였지만, 여전히 대학 구성원의 인식, 대학기록관의 역할 등 활성화 부분은 부족하다. 이러한 현실 속에서 연구자는 대학기록관 자원의 특성과 현대 사회에서 다양한 분야와 산업간 협력을 통해 시너지를 추구하는 사례, 그리고 대학 관련 사회적 이슈에 따른 대학조직 개편의 필요성 등을 종합적으로 고려하여, 대학기록관과 대학 내 조직의 협력을 통한 대학기록관 활성화 연구가 필요하다 판단했다. 이에 연구 목적을 대학기록관과 대학 내 조직의 협력을 통한 대학기록관 활성화 방안 제시로 설정하고, 세부 연구 목표는 다음과 같이 설정했다. 첫째, 대학기록관과 대학 내 조직의 협력 사례 확인하고, 다양한 협력 가능성을 분석한다. 둘째, 대학기록관 활성화를 위한 업무 분야별 대학기록관과 대학 내 조직과의 협력 방안을 제시한다. 셋째, 대학기록관과 대학 내의 적절한 조직과의 협력 체계 구축 및 확장 서비스 방안을 제시한다. 이를 위해 이 연구에서는 대학기록관 관련 연구와 대학기록관과 대학 내 조직의 협력 사례, 복합문화공간 및 라키비움의 융합 사례를 분석했다. 대학기록관과 대학 내 조직의 협력 사례 분석에서는 대학기록관과 대학도서관, 대학박물관, 대학 본부, 총학생회, 총동문회, 학부 및 학과 등과의 협력 사례를 수집 분야, 전산화 분야, 공간 분야, 서비스 분야로 구분하여 분석했다. 이를 통해 대학기록관이 대학 내 조직과 각 분야에서 어떤 협력을 진행하며, 협력을 통해 어떤 효과를 거두고 있는지 파악하며 시사점을 도출했다. 복합문화공간 및 라키비움의 융합 사례 분석을 통해서는 융합된 기관은 어떤 공간 구성을 갖추며, 그 속에서 기록관은 어떤 역할을 수행하고 있는지 파악했다. 그리고 명지대학교 대학사료실 및 명지대학교 내 조직의 협력 사례를 종합적으로 고려해 명지대학교 대학사료실과 대학 내 일부 조직과의 협력 가능성을 파악했다. 대학기록관 관련 연구와 협력 및 융합 사례 분석, 명지대학교 대학사료실의 협력 가능성 분석을 통해 도출한 내용을 종합적으로 고려하여, 장점은 극대화하고, 아쉬운 점은 보완하는 명지대학교 대학사료실과 대학 내 조직의 협력 및 활성화 방안을 제안했다. 대학사료실 활성화를 위한 업무 분야별 협력 방안은 다음과 같다. 수집 분야에서는 규정에 자료 교류 및 협력을 명문화하고, 적극적으로 찾아가는 수집 활동을 진행해야 한다. 전산화 분야에서는 규정에 기록관리 관련 전산화 부분을 명문화하고, 전산화를 수행하며, 이용자의 온라인 접근성을 높여야 한다. 공간 분야에서는 대학 공간을 효율적으로 활용하며, 상업 공간·휴식 공간·메이커스페이스 등을 포함하는 복합공간을 추구해야 한다. 서비스 분야에서는 대학도서관의 이용자 교육 및 비교과 프로그램이나 대학의 필수 이수 과목인 채플 등과 연계한 서비스를 기획해야 한다. 대학 내 조직별 협력 체계 구축 및 확장 서비스 방안으로는 대학도서관, 대학박물관, 총학생회, 총동문회, 대학 본부 등 대학조직에 대학사료실이 먼저 적극적으로 다가가고, 지원하며 관계를 형성해야 함을 강조했다. 그리고 나아가 해당 대학조직의 기존 프로그램, 행사, 기능 등을 활용·연계하는 확장 서비스 방안을 제안했다. 연구를 통해 제안한 내용은 명지대학교 사례를 중심으로 진행했기 때문에, 모든 대학기록관에 일괄적으로 적용하기 어렵다는 한계가 있다. 하지만, 오늘날 다양한 협력이 이루어지며, 협력의 필요성과 중요성이 부각되는 시점에서 대학기록관과 대학 내 조직의 다양한 협력 사례를 정리하고, 협력에 초점을 맞춰 개선방안 및 협력 방안, 확장 서비스 방안을 제안한 부분은 협력을 시도하는 기관의 참고자료로 활용될 수 있다는 점에서 의의가 있다. Korean Universities are systematically unable to look back on themselves compared to their status in modern society and their growth so far. This is because there is a lack of awareness about the operation of university archives and management of university records. Although the Act on the Management of Public Records has been revised and the number of university archives has increased, there are still regrets in the activation part such as the perception of university members and the role of university archives is still insufficient. In this reality, the researcher comprehensively considers many things that include characteristics of university archives resources, cases of pursuing synergy through cooperation between various fields and industries in modern society, and the necessity of reorganizing the university’s internal organization reflecting social issues related to universities. As a result, the researcher decide that the study on ways to activate university archives is necessary. Accordingly, the purpose of this research is to propose a plan to invigorate the university archives through cooperation between the university archives and organizations within the university. The detailed research goals are as follows. The first goal is to analyze possibilities of collaboration between the university archives and internal organizations of university by examining various cases. Second, it is to present a plan for cooperation between university archives and organizations within universities by business fields. Third, it is to propose a solution about establishing a cooperative system for university archives and organizations within universities and expanding the service. To achieve these goals, this study analyzes the research related to the University Archives, the case of cooperation between the University Archives and the organization within the university, and the complex cultural spaces. The analysis of cooperative cases, such as collaboration with university archive, university library, university museum, university headquarter and student council, is divided into collection, computerization, space, and service fields. Through this analysis, it is possible to figure out what kind of cooperation projects the University Archives is conducting with the university’s internal organization in each fields and what effect it is getting. Also, by analyzing the convergence case of the complex cultural space and larchiveum, the spatial composition of the fused institution and the role of the Archive are found out. In addition, by comprehensively considering the current status of cooperation in Myongji University's university archives and the case of collaboration in Myongji University’s internal organizations, the possibility of cooperation in the university is identified. Considering research related to university archives, analysis of cooperative cases, and the situation of Myongji University's university archives, it proposes ways to cooperate and revitalize the university archives and organizations in the university to maximize benefits and supplement disappointments. Cooperation plans for each business field to revitalize the university archives are as follows. In the field of collection, data exchange and cooperation should be stipulated in the regulations, and data collection activities should be actively carried out. In the area of computerization, the computerized part should be provided in the regulations and the online accessibility of users should be increased. In the field of space, university spaces should be efficiently utilized and complex spaces including commercial spaces, rest spaces, and makerspace should be pursued. In the service sector, services linked to user education in university libraries, a non-subject program or a required course at a university should be planned. As a way to establish a cooperative system for each organization within universities, this study emphasized that university archives should actively approach, support, and form relationships with university’s internal organizations such as university library, university museum, student council, university headquarter. Furthermore, it suggested an extension service plan utilizing the existing programs, events, and functions of the university organization. Since the contents proposed in this study are conducted based on the case of Myongji University, there is a limitation in that it is difficult to apply it to all university archives. However, further cooperation is taking place today, and the necessity and importance of collaboration is highlighted. So, it is meaningful in that it can be used as a reference material to organize various cases of cooperation between the university archives and university’s internal organizations, and to propose improvement plans and expansion service solutions with a focus on cooperation.

대학의 사회적 책임 실현을 위한 정보공시의 실천적 과제 연구

김정현 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2010 국내석사

The responsibilities of universities have increased following needs to guarantee the rights to know by citizens, participation in academic and policy research promotion and institutional education and acquisition of efficiency and transparency of educational administration. On top of this, following social responsibility international standardization trends known as ISO26000, an environmental foundation has been developed which requires universities to not only realize social responsibilities from an educational perspective, but also from economic, environmental, ethical and cultural perspectives.This study selected information disclosure policies to demonstrate that universities have realized their social responsibilities. The information disclosure policy of higher education institutions implemented on December 1st, 2008 still has many areas requiring improvement to fully demonstrate social responsibilities. The study proposed five practical issues; first is that information recording specialist in charge of information disclosures are required while efforts to re-establish an expanded perception for the concept of information to include information recording are also needed. Additionally, deliberation by expert groups must be overseen to develop minimal essential production recording guidelines while it is important to create control systems to guarantee social responsibilities. In addition, as a foundation of social responsibility is consideration for stakeholders, there is a need for sufficient understanding of user demands. At the same time, as information disclosure systems are discussed within the scope of records and information services, there are needs to investigate records and information requirements of users to reflect in information disclosures. Lastly, in order for information disclosure system to become a device which fulfills social responsibilities, systems of organic information systems must be developed between various institutions. Implementation of such tasks will be significant for the development of information disclosure systems. 대학은 국민의 알권리를 보장하고 학술 및 정책연구 진흥 및 학교교육에 대한 참여, 교육행정의 효율성 및 투명성 확보 등 책임이 한층 높아졌다. 뿐만 아니라 곧 ISO26000 이라는 사회적 책임 국제표준화 동향으로 인해 앞으로 대학은 교육적 측면뿐만 아니라 경제적․환경적․윤리적․문화적 측면에서 사회적 책임을 실현하기 위해 노력해야하는 환경적 기반이 형성되었다. 대학이 사회적 책임을 실현하였다는 것을 증명하기 위한 것으로 본 논문에서는 정보공시제도를 꼽았다. 2008년 12월 1일에 시행된 고등교육기관의 정보공시제도는 그러나 사회적 책임을 증명하기엔 개선해야할 점이 많았다. 실천적 과제로 다섯 가지를 제언하였는데, 먼저 정보공시를 담당할 기록정보 전문가의 배치가 필수적이고, 정보라는 개념에서 기록정보 개념으로 확대하여 인식을 재정립하는 것이 필요하다. 또한 관리기관과 대학 등 전문가 집단은 합의를 거쳐 최소한의 필수 생산 기록 가이드라인을 마련하여 사회적 책임에 대한 최소한의 제어장치를 만드는 것이 중요하다. 그리고 사회적 책임의 기반은 이해관계자에 대한 고려이므로 충분히 이용자에 대한 요구 파악이 필요하다. 뿐만 아니라 정보공시제는 엄연히 기록정보서비스의 범주에서 논의되는 것이기 때문에 이용자의 기록정보 요구사항을 파악하여 정보공시 항목 설정에 반영되어야 한다. 끝으로, 정보공시제도가 대학의 사회적 책임을 이행하기 위한 장치가 되기 위해서는 다양한 기관 간의 유기적인 정보시스템상의 제도가 마련되어야 한다. 이러한 과제실행은 정보공시제도가 한걸음 나아갈 수 있는 의미를 지닌다.

KORUS 업무관리시스템의 기록학적 분석과 개선방안

배명주 韓國外國語大學敎 大學院 2018 국내석사

Today, with the expansion of knowledge and specialization, the functions of universities have diversified. Universities are becoming a center for lifelong education through online and a key space for urban development. Managing college records from the production stage is very important. They can be utilized to establish university identities, carry out education and research, and increase efficiency of work. The KORUS system has been developed to meet the need for college records management and the need for improvements in university administration. By linking administrative tasks and accounting of 39 universities, it can enhance the efficiency and transparency of university administrative information systems. Most of the national university electronic records are produced through KORUS system. Therefore, as an Electronic Records Create System, its characteristics and tasks need to be considered. In this study, we looked at the KORUS system and tried archival analysis by focusing on one of them : the Business Management System (BMS). We reviewed the function of the BMS and investigated the evaluation and satisfaction of the system by interviewing actual users within the university. From surveys and interviews, we derived the problems and improvement measures of the BMS as follows. First, users do not evenly use the functions of the KORUS system. As an improvement, more systematic training for users should be carried out, which should be done based on the cooperation of the Ministry of Education and universities. Also, the system should reflect the characteristics of universities and be simplified based on the necessary functions. Second, Records Classification System of the system does not reflect all characteristics of universities. Due to the absence of the BRM, it is difficult to grasp new units, changes, and the status of electronic records created in 39 national universities. As an improvement, Records Classification System should be reorganized. Forging central BRM will support the classification of records produced by KORUS system. Finally, no measures for long-term preservation of electronic records are in KORUS system. This could result in the loss of contextual information and metadata of electronic records within universities. Thus, an integrated records management function must be added within the KORUS system to provide long-term retention measures for electronic records. This method will reduce the cost and the hours associated with transferring electronic records. In addition, electronic records will be more stably stored and utilized. We examined whether the KORUS system is capable of performing the functions of an Electronic Records Create System, and conducted interviews with the system users to identify problems and improvements. This study is significant in that it may provide a basis for improving the KORUS system in the future.

대학기록관 기록물관리 전문요원에 대한 인식연구 : 업무 상급자 면담을 통하여

최정민 명지대학교 기록정보과학전문대학원 2018 국내석사

1999년 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」의 시행과 함께 사회적으로 기록관리의 중요성 인식이 확산되고, 국내 대학에서 연사편찬을 위해 대학사료 수집과 대학 역사기록물 관리의 필요성이 대두되면서 본격적으로 국내 대학에서 대학기록관이 설치·운영되기 시작하였다. 대학기록관이 설치·운영되기 시작하고 현재까지 대학기록관 활성화를 위한 다양한 이론적 연구가 이루어졌다. 특히 이용자 및 기록물관리 전문요원 분석을 통한 기록정보서비스, 업무 실태, 직무인식연구가 다양하게 진행되었지만, 대학기록관 운영에 있어 업무 상급자에 대한 기록물관리 인식 연구가 진행되지 않았다. 본 연구에서는 대학기록관 기록물관리 전문요원 및 이용자가 아닌 업무 상급자를 대상으로 기록물관리 전문요원에 대한 인식과 업무 및 기록관의 운영문제에 대해서 알아보고 이를 바탕으로 기록물관리 교육기관에서 교육의 방향을 찾고자 하였다. 본 연구에서는 연구현장의 일반 구성원이 아니라 조직을 통제하고 있거나 책임지고 있는 조직의 상급자들을 대상으로 면담한 것으로, 조직을 책임지고 있으며 조직의 구조와 역사에 해박한 지식을 가지고 있다는 점에서 일반 구성원에서 얻을 수 없는 정보를 얻을 수 있었다. 이번 연구로 인해 대학기록관의 운영의 문제점과, 향후 예비기록물관리 전문요원들의 교육과정의 보완점에 대해 알아보고자 하였다. 이를 위해 본 연구에서는 첫째, 대학기록관 업무 상급자를 통해 해당 대학기록관 기록물관리 전문요원에 대한 인식을 알아보고, 둘째, 현재 대학기록관의 운영문제점은 무엇이 있는지 파악하였고, 셋째, 향후 대학기록관과 기록물관리 전문요원들의 발전방향에 대해 파악해보고자 한다. 해당 연구를 진행하기 위해 위와 같은 연구 목적을 조사하기 위해 기존의 실행된 연구가 거의 없고, 실제 기록물관리 전문요원 상급자를 대상으로 인식을 조사하는 것이기 때문에 본 연구에서는 질적 연구방법이 유효하다고 판단하였다. 그래서 질적 연구방법의 한 종류인 심층면담을 통한 조사를 진행하였고, 대학기록관 업무 상급자를 대상으로 직접적인 면담을 통해 대학기록관에서 근무하고 있는 기록물관리 전문요원의 인식과, 운영의 문제점 등을 파악하고자 하였다. 먼저 한국대학기록관 홈페이지를 통해 대학기록관 현황을 파악하고 그 중 대학기록관을 운영하고 있는 대학을 선정하였다. 그리고 문헌 연구 및 실제 근무하고 있는 기록물관리 전문요원, 교수님을 통해 사전 면담 질문지를 작성하였고, 본격적인 자료 수집을 위해 7곳의 대학기록관 업무 상급자와 심층 면담을 진행하였으며, 수집된 면담 자료를 분석하기 위해 면담 내용을 주제별로 분류하여 분석하였다. 수집한 자료를 통해 면담 참여자 배경정보, 기록관리 업무에 대한 인식, 대학기록관 현황에 대한 상급자의 인식, 기록관 및 기록물관리전문요원의 발전방향에 대한 분석을 통해 대학기록관 운영의 문제점, 교육기관의 교육과정 보완해야 한다는 결과를 도출하였다. 이에 대학운영의 문제점, 대학기록관의 인식부족, 대학기록관의 독립 방향, 법령 제정, 경영진들의 인식, 교육과정의 보완해야 하고 교육과정에서 인턴쉽 및 실습 교육이 강화되어야 한다는 시사점 및 제언하였다. 현재 대학기록관에 대한 인식연구는 주로 이용자 및 기록물관리 전문요원 분석을 통한 연구가 다양하게 진행되었고, 상급자를 통한 연구는 거의 진행되지 않았다. 이번 연구로 인해 대학기록관 운영의 문제점과, 향후 예비기록물관리 전문요원들의 교육과정에 도움이 될 수 있는 기초적인 자료가 될 수 있길 바란다.

기록관의 위험관리 현황 진단 연구 : 대학기록관을 중심으로

고은빛 서울여자대학교 일반대학원 2022 국내석사

대학기록관은 국가기록원이 시행하는 기록관리 평가에서 평가 대상으로 지정된 2016년 이래로 타 기관 유형과 비교하여 평가 결과가 미진하게 나타났다. 연마다 점진적인 개선 추세를 보이고 있으나, 여전히 평가 점수가 전체 기관 유형의 평균 점수에 비하여 낮다. 본 연구에서는 대학기록관의 위험관리를 개선함으로써 기록관리 수준을 향상시키는 것을 목적으로 한다. 설문조사와 사후 인터뷰를 통해 대학기록관의 위험관리 현황을 조사하였으며, 조사 결과를 분석하여 대학기록관 위험관리의 문제점과 한계를 진단하고 개선 방안을 도출하였다. 첫째, 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 위험관리에 관한 법적 효력을 강화하고, 위험관리에 관한 사항을 구체적으로 규정한다. 둘째, 국가기록원이 적극적으로 개입하여 대학기록관 위험관리의 문제점을 진단하고 문제 해결을 위하여 적절히 지원한다. 셋째, 독립기구로서의 대학기록관의 정체성을 확보한다. 이로써 보다 전문적이고 적극적인 기록관리 업무를 수행할 수 있다. 넷째, 대학기록관의 위험관리 실무를 반영한 표준 및 매뉴얼을 마련한다. 이를 위하여 국가기록원, 대학 간의 협력, 개별 대학 등이 모두 기여해야 한다. 다섯째, 충분한 예산을 확보하여 위험관리를 수행하기 위하여 필요한 제반 요건을 갖추어야 한다. 여섯째, 전문인력을 확충하여 대학기록관의 업무 수행을 안정화한다. 일곱째, 기관장과 조직 구성원들의 대학기록관 및 기록관리에 관한 인식을 고취하여, 기록관리 및 위험관리 업무 수행에 협조를 구한다. The evaluation scores of university archives have shown rooms for improvements since 2016 when the National Archives of Korea started to conduct the “Record Management Evaluation”. Although there is a gradual improvement trend every year, the evaluation score is still lower than the average score of all other types of institutions. The purpose of this study is to improve the level of record management by enhancing the risk management of university archives. Through surveys and post-interviews, the current status of risk management of university archives was investigated, and the results of the investigation were analyzed to diagnose problems and limitations of risk management of university archives, and following suggestions for improvements were made. First, the legal effects of risk management should be strengthened, and specifically, matters related to risk management in the Public Records Management Act should be stipulated. Second, the National Archives of Korea actively should intervenes to diagnose problems in risk management of university archives and provide appropriate support for problem solving. Third, the identity of university archives as independent organizations should be secured. This enables more professional and active record management tasks. Fourth, standards and manuals reflecting the practices of risk management for university archives. should be prepared. To this end, the National Archives, cooperation between universities, and individual universities must all contribute. Fifth, it is necessary to secure a sufficient budget and meet all necessary requirements to perform risk management. Sixth, professional manpower should be expanded to stabilize the performance of records management in university archives. Seventh, cooperation in the performance of record management and risk management tasks should be achieved by raising awareness on university archives and their records management tasks of the head of the institutions and members of the organizations.

대학 처리과 기록물 관리 및 개선방안

장지혜 전북대학교 일반대학원 2022 국내석사

This study is aimed to analyze what the mangers in the division actually do in each stage of records management, identify problems appearing in records management, and derive measures to improve it so that the records in the division can be managed systematically targeting managers in charge of records management in universities. Based on the interview results, this study examined the problems of records management existing in the division of universities that the interview participants suffered from commonly by dividing them into five types. First, there are problems appearing in records management in the division of universities associated with non-electronic or electronic records management, for instance, the division’s production and registration, classification, organization and notification of the status of production, transfer and preservation, and evaluation and disposal. Second, there are problems related to request for opening the information in the division such as the use of records, security, and accessibility. Third, there are problems in records management arising from the administrative structure on account of excessive work assigned to the person in charge of records management in the division or circular positions. Fourth, there are problems associated with education about records management. Fifth, there are problems related to the awareness of the person in charge of records management. In conclusion, this study suggests five plans for improvement to preserve and manage records in the division of universities effectively as follows. First, it is needed to introduce a system to suggest the selection of business transaction cards. Second, it is necessary to produce a manual for records management in the division. Third, it is needed to secure physical space for the archives. Fourth, it is necessary to provide administrative services in the division. Fifth, it is needed to provide education to improve the recognition of records management in the division.