주주총회 진행의 실무상 쟁점 = The legal and practical issues on the proceeding of the general meeting of shareholders

국문 초록 (Abstract)

기업지배구조 관련 제도 개선 및 소수주주권 강화에 따라서 상장회사 및 비상장회사를 막론하고 다수의 주식회사 주주총회에서 행동주의 주주 혹은 경영권 분쟁을 하는 2대 주주 등 소수주주의 주주제안 혹은 회사 주주총회 안건에 대한 반대 의결권 대리행사 권유 등 위임장 대결(Proxy Fight)이 이루어지는 사례가 상당히 늘어나고 있다. 이에 따라서 특별한 반대 주주 없이 전체 참석 주주의 만장일치 찬성으로 박수 혹은 기립 방식의 투표로 안건이 단순 가결되던 과거의 주주총회 실무와 달리 주주총회의 소집 및 진행 등 제반 과정에서 많은 분쟁이 발생하고 다양한 법적 쟁점이 논란이 되고 있다.
본 논문에서는 ㄱ) 주주총회 소집 결의, 주주총회 소집 통지 및 공고, 주주총회 검사인 선임, 전자투표, 서면투표 절차 및 한국예탁결제원을 통한 사전 투표 절차 진행 등 주주총회 소집 및 준비 절차, ㄴ) 그 이후 주주 본인 및 주주 대리인 확인 절차, 주주 입장 및 주주총회장 통제, 주주총회 개회 및 안건 진행 등 주주총회 개최 당일의 주주총회 진행 절차 및 ㄷ) 주주총회 이후 의사록 작성, 등기 및 공시 등 사후 절차와 관련하여 단계 별로 문제되는 다양한 법률적 쟁점들을 살펴보고 이에 대한 합리적 법령 해석, 실무 운용 및 제도 개선 방안을 검토하였다.
주주총회 절차 진행과 관련한 다양한 쟁점에 대한 합리적 해석을 위해서는 기본적으로 주주 총의를 공정하고 투명하게 반영하기 위해서 개별 주주의 의사를 최대한 존중하고 그 참여를 보장하는 것이 중요하고, 이러한 전제 하에서 합리적인 주주총회 진행을 위한 주주총회 의장의 권한 범위에 대한 쟁점을 명확히 해석하는 것이 필요하다. 이러한 일관된 기준에 따라서 주주총회 진행 관련 개별 쟁점을 검토하는 것이 합리적이다. 주주총회 소집 및 준비 절차와 관련해서는 우선 전자위임장과 관련해서 전자문서에 의한 의사표시의 효력 및 주주 위임의 편의 등을 존중하되, 위임장 원본 제출 및 주주총회 의장에 의한 주주 본인 의사 확인은 명확하고 투명하게 이루어지도록 관련 규정을 해석하는 것이 합리적이다. 의결권 대리행사 권유 규제 위반에 따른 의결권 위임의 효력에 대해서도, 명확한 의결권 배제 규정이 없다고 하더라도 위 규제의 취지가 의결권 위임 과정에서의 공정하고 투명한 권유행위를 통해 주주의 의사결정의 자유를 보호하고자 하는 취지라는 점을 고려한 적극적 해석이 필요하다. 주주총회 검사인의 권한에 대해서는 관찰자로서의 권한을 넘어서서, 검사인이 주주총회 절차 진행 관련 쟁점을 판단할 수 있는 역할은 인정되지 않는다고 보는 것이 합리적이다. 주주총회 의장의 권한을 침해할 수 있기 때문이다. 전자투표, 서면투표 및 예탁결제원을 통한 사전 의결권 행사의 경우에도 기본적으로 주주의 의사를 존중하여 주주의 사후적인 위임장 교부 혹은 직접 참석을 통해서 이를 취소 혹은 철회할 수 있다고 해석하는 것이 타당하다. 의결권 위임장의 기재사항에 미비 혹은 오류가 있는 경우에도 기본적으로 주주 본인의 위임의사 해석의 관점에서 합리적으로 처리하고, 백지 위임의 경우에도 그 의사를 존중하는 것이 안전하다. 외국인 주주가 자본시장법 상의 상임 대리인을 통하지 않고 의결권 대리행사 권유에 대해서 직접 위임장을 교부하는 경우에도 그 효력을 인정하는 것이 타당하다. 주주총회 개회 및 안건 표결 진 ...

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

In line with the improvement of corporate governance systems and the strengthening of minority shareholder rights, the number of cases where minority shareholders (e.g., activist shareholders or the second largest shareholders in dispute over management rights) make shareholder proposals or proxy solicitation campaigns against the agenda proposed by the management in a general shareholders' meeting of both listed and unlisted companies, is increasing. Accordingly, unlike the practice of the past, where an agenda of a shareholders’ meeting was simply passed by applause or a standing vote with the unanimous consent of all shareholders attending without any particular dissenting shareholders, many disputes have arisen and various legal issues have emerged during the procedure of the shareholders’ meeting.
In this paper, various legal issues is reviewed at each stage in relation to (i) the procedures for convening and preparing for the general meeting of shareholders, including the resolution to convene the general meeting of shareholders, the notice and public announcement of the convocation thereof, the appointment of an inspector, electronic voting, written voting procedures, and the advance voting process through the Korea Securities Depository, (ii) the procedures for conducting the meeting, including the procedures for verifying the shareholders and their representatives, controlling the shareholders' entrance and the venue thereof and the voting procedure for the agenda of the meeting, and (iii) the follow-up procedures, including the preparation of the minutes, registration and disclosure of the consequence after the meeting.
In order to fairly and transparently reflect the intent of the shareholders, it is essential to respect each shareholder's expression of will and to ensure their participation in the general meeting of shareholders. Based on such perspective, it is necessary to approve the authority of the chairman to proceed with the general meeting of shareholders reasonably. It is reasonable to review individual issues related to the proceeding of the general shareholders' meeting based on such consistent standards. With respect to the convocation and preparation procedures thereof, at first, regarding the electronic power of attorney it is reasonable to respect the validity of the declaration of intent by electronic documents and the convenience of shareholder delegation, simultaneously with ensuring that the submission of the original copy of the power of attorney and the confirmation of the shareholder's intent by the chairman are made in a clear and transparent manner.
As to the effectiveness of the proxy upon violation of the regulation on proxy solicitation, even if there is no clear provision excluding voting rights, an affirmative interpretation should be made considering the fact that the purpose of the above regulation is to protect shareholders' freedom of decision-making through fair and transparent solicitation procedure. It is reasonable to deem that, with respect to the authority of the inspector, the role of the inspector to determine the procedural issues related to the general shareholders' meeting cannot be recognized, beyond the authority of the observer thereof. This may infringe upon the authority of the chairman. It is necessary to interpret that the prior exercise of voting rights through electronic voting, written voting, and Korea Securities Depositary voting procedure may be cancelled or withdrawn by ex post provision of a proxy or by direct attendance of a shareholder considering the shareholder's intent. In case of any deficiency or error in the matters stated in the proxy or blank delegation, it is basically reasonable to consider and respect actively the shareholder's intention. It is also reasonable to acknowledge the validity of a proxy issued by a foreign shareholder on proxy solicitation directly without going through a standing proxy under the Financial Services and ...