광역자치단체 기록물 수집정책 방안 연구

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

At the second half of 1990’s, we realized the importance of archives, and consequently new legislation, which is [Records Management of public institution Act], raised in 1999, and the enforcement ordinance was proclaimed early in 2000 in order to systematically produce, collect, and manage archives. After then, this legislation was revised as the Public Records Management Act in 2006. For this, we have had a foundation that the state institutions can collect and preserve records produced from a public institution as well as some private archival things that are public or are judged as valuable to permanently preserve at a national level. These regulations exist, but among the metropolitan councils in Korea, there is no one who establishes and operates a permanent archives management agency according to the law. Thus, it is necessary to systematically collect and control the important records to bring together and handle with a high quality of archives when the agency is set up in the future.
Based on that, this study aims to discuss a plan about the fact that it is urgent for us to formulate an archival collection policy for the metropolitan council to gather archives systematically. In order to that, as a theoretical study, we examined a function and role of the record management institution of the metropolitan council, investigated the elements of an archive collection policy, and analyzed a case of the collection policy that domestic and foreign local governments have established.
On a basis of the analysis result, we suggest seven plans of the collection policy.
First, the government must set up a collection policy because there are only two that have the policy among the national archives and records institutions of the Korean Metropolitan Councils.
Second, it should include six elements, such as the mission and purpose of making a collection, the scope of the collected records, the priority and exception to collect, the targeted users for records, service programs, and the collecting procedures at the lowest estimate that a majority of the archives and records institutions have regulated in a study of the archival collection policy that twelve of domestic and foreign archives and records institutions have established.
Third, it needs to regulate that the mission and purpose of making a collection and the scope of the collected records out of those elements are responsible for collecting and preserving the historically and permanently valuable records to preserve among local public and private records. So, it should prescribe a wide range of collecting the records for its mission and purpose.
Fourth, the government should provide an exact regulation about the first priority collectable records that are regarded as the most important in the archives and records institutions and the collection exceptions that the institutions don’t gather because it can thoughtlessly collect records if there is the widely prescribed scope of the collected records.
Fifth, in order to collect the records from any collectors who don’t want to donate archival things, the government needs to make a contract with them by purchasing them or requesting commission management and provide the process to donate in detail for users who want to donate.
Sixth, it should clearly define the fact that the right of ownership and copyright for the records that any collectors donate would be transferred to the archives and records institutions because it is possible to have a problem about these rights. Also, it must prescribe a legislation related to the records including any sensitive information such as personal information within a collection policy.
Seventh, it has to provide a variety of service programs, such as the experience or a field trip of the archives and records institutions to make users feel a sense of intimacy toward the institutions and prescribe the service that the institutions provide within a collection policy.

국문 초록 (Abstract)

1900년데 후반에 들어서면서 기록물의 중요성에 대해 인식하게 되었고, 그 결과 기록물을 체계적으로 생산, 수집, 관리하기 위하여 1999년 「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률」이 제정이 되고 2000년 초 시행령이 공포되었다. 이후 2006년 「공공기록물 관리에 관한 법률」로 법령을 개정하면서 공공기관에서 생산된 기록물뿐만 아니라 사적인 기록물 중 공공성을 가지며 국가적인 차원에서 영구적으로 보존할 가치가 있다고 판단되는 기록물을 국가기관에서 수집 및 보존할 수 있는 토대를 만들었다. 이러한 규정들이 존재하지만 우리나라 광역자치단체 중 법에 따라 영구기록물관리기관을 설치하여 운영하고 있는 곳은 존재하지 않는다. 향후 영구기록물관리기관이 설치되었을 때 양질의 기록물의 수집되고 관리되기 위해서는 중요한 기록물을 체계적으로 수집하여 관리하여야 할 필요성이 있다.
이러한 배경으로 본 연구는 광역자치단체에서 체계적으로 기록물을 수집하기 위해 기록물 수집정책의 수립이 시급하다는 인식 아래 이에 대한 방안을 논의하는데 목적을 둔다. 이를 위해 이론 연구로서 광역자치단체 기록물 관리기관의 기능과 역할을 살펴보고, 기록물 수집정책의 구성요소를 조사하였으며 국내⦁외 지방자치단체에서 수립하고 있는 수집정책 사례를 분석하였다. 분석결과를 토대로 결론에 7가지 수집정책 방안을 제안한다.
첫째, 우리나라 광역자치단체 기록관 중 수집정책을 수립하고 있는 기록관은 두 곳 뿐이기 때문에 수집정책을 수립해야 한다.
둘째, 국내⦁외 12곳의 기록관이 수립하고 있는 기록물 수집정책을 조사한 결과 과반수이상의 기록관에서 규정하고 있는 수집의 사명 및 목적, 수집 기록물의 범위, 수집 우선순위와 제외대상, 수집 기록물 이용대상, 서비스 프로그램, 수집절차 6개의 구성요소는 최소한의 요소로 수집정책에 포함해야 한다.
셋째, 수집정책 구성요소 중 수집의 사명 및 목적, 수집 기록물의 범위는 지역 내의 공공 기록과 민간 기록 중 역사적으로 보존할 가치가 있는 기록물과 영구적으로 보존할 가치가 있는 기록물을 수집하여 보존하는 것에 책임이 있다고 규정하고 수집 기록물의 범위 또한 수집의 사명 및 목적에 맞게 광범위하게 규정해야 한다.
넷째, 수집 기록물의 범위를 폭 넓게 규정하면 기록물의 수집이 무분별하게 이루어질 수 있으므로 기록관에서 가장 중요하다고 판단되는 우선순위 수집대상 기록물과 기록관에서 수집하지 않을 수집 제외대상 기록물을 정확하게 규정해야 한다.
다섯째, 기증을 원하지 않는 소장자에게서 기록물을 수집하기 위해서는 구매를 하거나 위탁관리 등의 계약을 체결하여야 하며 기증을 원하는 이용자를 위해 기증 절차를 상세하게 규정해야 한다.
여섯째, 소유권 및 저작권의 문제가 발생할 수 있기 때문에 기록물을 기증할 경우 소유권 및 저작권이 기록관으로 이전된다는 것을 명확하게 규정하여야 하며 개인정보 등 민감한 정보를 포함하고 있는 기록물과 관련된 법률도 수집정책에 정확하게 규정해야 한다.
일곱째, 이용자들이 기록관에 친밀감을 느낄 수 있도록 기록관 체험, 견학 프로그램 등 다양한 서비스 프로그램을 제공하여야 하며 기록관에서 제공하는 서비스 또한 수집정책에서 규정해야 한다.

목차 (Table of Contents)

• 1. 서론 1
• 1.1 연구의 목적과 필요성 1
• 1.2 연구 방법 및 내용 3
• 1.3 선행연구 4
• 2. 이론적 배경 7
• 2.1 광역자치단체의 기록물 관리기능과 역할 7
• 2.2 광역자치단체의 기록물 수집정책 11
• 3. 광역자치단체 기록물의 유형 및 특성 분석 18
• 3.1 기록물의 유형분석 18
• 3.2 기록물의 특성분석 35
• 3.3 소결 39
• 4. 국내⦁외 광역자치단체 기록물 수집정책 사례분석 41
• 4.1 국내 사례 41
• 4.2 국외 사례 43
• 4.3 사례분석 결과 57
• 5. 광역자치단체 기록물 수집정책 방안 61
• 5.1 수집기준 61
• 5.2 수집방법 63
• 5.3 규정제도 65
• 6. 결론 68
• 참 고 문 헌 71
• 국 문 초 록 73
• Abstract 75