광주광역시교육청 기록물의 관리 실태와 개선 방안 = With the Management Actual Condition of Gwangju Metropolitan City Office of Education Documentary Improvement Program

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

In this study, it investigated the realities of records management in The Gwangju Metropolitan Office of Education. By this study, I understand what the problems about the records management in Gwangju Metropolitan Office of Education are and give efficient ways for improvement.
It is as follows to summarize this finished study.
The purpose of the records management in Gwangju Metropolitan Office of Education is to make efficient and real improvement, after the problems about them are investigated.
I conducted such as improvement part in a manage system, organization of records management and the number of persons, preservation and control of records, promotion about trust in records and infra expansion, records advertisement and literature research in education, phone talk or interview with a manager and demand of information opening.
First, in the management system of records, there are some problems such as lack of production and management about main records, lack of records registration and management system, insufficiency of experts having special knowledge in records management.
Second, there is a problem about the lack of facilities and equipment of records management.
Third, in the operation condition of records management, there are some problems such as disposal and management of records for preservation, management of preservation records of documents, absence of professional evaluation in records, lack of substantiality of records waste council, transfer system of government records storage.
Fourth, in the application system of records, there are some problems such as information opening system, treatment system of popular complaints.
I suggest plans to be improved like this.
First, in the improvement of management system about records, especially in the production of records and improvement of circulation, ① the establishment of synthetic management in major meetings, ② the improvement of management system in particular records like the visual and auditory materials. ③ management system of electronic records and improvement of non-electronic documentary registration and management. In the appplication of records, it must give us time reduction of users, preparation of equipment for users, maintenance of computer control system and information, convenience for users.
Second, in the organization of records management and the number of persons, ① need to be reorganize into the Planning and Budget, Recording and Management, Recording and Service under the control of ○○○ bureau, ② In the university in Gwang ju metropolitan, it is necessary to establish department of recording and management newly, including installing the training center for professional people about recording and management, ③ arrangement of technical experts of recording and management, also education and training for them.
Third, in the preservation and control of records, ① insurance of records space for preservation and antifungal safety, preparation equipment like fire extinguishing, ② passive collection about records of the visual and auditory materials, purchase of interpretation duplicator (microfilm) as transfer, ③ by constructing of computer system for systematic management , and administration of records management by computer as life cycle, ④ substantiality of records waste council, ⑤ utilizing of active volunteers, ⑥ preservation and management of records to prepare accidents or disasters like earthquakes, fires.
Fourth, in the promotion about trust in records and infra expansion, ① choose the production system of records to promote trust and prepare transfer way according to system of management structure as well as items, ② in the infra expansion, need to consider the policy for support and establish management organization of wide area community about permanent records.
Fifth, in the advertisement and education of records, ① in the part of advertisement, diverse medium and level of advertisement in records management, spreading of records culture through connecting with students, manufacturing promotional material, enacting the day of records, person who records in every year, selecting a man of merit in records management and give a prize to strengthen, ② in the part of education, it is necessary for business partners and users like senior management to educate regularly.

국문 초록 (Abstract)

이 연구에서는 광주광역시교육청 기록물의 관리 실태를 알아보았다. 이를 통해 시교육청의 기록물 관리에 대한 문제점 파악과 이를 위한 효율적이고 합리적인 개선방안을 제시해 보았다.
이 연구에서 수행한 연구내용을 요약하면 다음과 같다.
광주광역시교육청의 기록물 관리 실태를 통해 현 시교육청의 기록물 관리의 문제점을 도출하여 효율적이고 합리적인 개선방안을 달성하기 위하여 기록물의 관리체계 개선적인 면, 기록물 관리 조직 및 인원적인 면, 기록물의 보존 및 관리적인 면, 기록물 신뢰도 제고 및 인프라 확충 면, 기록물에 대한 홍보 및 교육적인 면에서 문헌조사, 담당자와 전화 · 면담 및 정보공개청구를 병행하였다.
첫째, 기록물 관리체계의 문제점에서 주요기록물의 생산 · 관리의 미비, 기록물의 등록 및 관리체제 미비, 기록물관리 전담요원의 전문지식 결여의 문제점이 있었다.
둘째, 기록물관리의 시설 및 장비의 부족의 문제점이 있었다.
셋째, 기록물 관리 운영 실태에서 처리과 보존기록물의 관리, 문서고 보존기록물 관리, 기록물의 전문적인 가치평가의 부재, 기록물폐기심의회의 내실화 부재, 정부기록보존소 이관제도의 문제점이 있었다.
넷째, 기록물 활용 제도에서 정보공개제도, 민원처리제도, 보존기록물의 열람 및 대출의 문제점이 있었다.
이 논문은 이러한 문제점에 대하여 다음과 같은 개선방안을 제시한다.
첫째, 기록물의 관리체계 개선적인 면에서는 기록물의 생산과 유통부분 개선에서는 ① 주요회의의 속기록의 종합적 관리방안 수립, ② 시청각 등 특수기록물 관리체계 개선, ③ 전자기록 관리체계의 비전자 문서 등록관리 체계 개선이 필요하다. 기록물의 활용에서는 이용자의 시간을 단축, 이용자의 열람 장비를 구비, 전산관리시스템과 정보관리시스템 정비, 이용자의 편리성을 제공해 주어야 한다.
둘째, 기록물의 관리 조직 및 인원적인 면에서는 ① ○○○국 아래 기획지원팀(과), 기록관리팀(과), 기록서비스팀(과)로 조직개편이 필요, ② 광주광역시의 대학에도 기록관리학과 신설하여 기록관리 전문 인력 양성기관 설치, ③ 기록물관리 전문요원의 배치와 교육 · 훈련이 필요하다.
셋째, 기록물의 보존 및 관리적인 면에서는 ① 기록물 보존 공간 확보와 항균장치와 소화 장비 등 장비 마련, ② 시청각 기록물의 적극적인 수집 및 이관으로 마이크로 필름장비인 판독복사기의 구입, ③ 전자기록의 체계적인 관리를 위한 전산시스템 구축으로 전자기록관리를 기록의 생명주기(Life Cycle)에 따라 관리, ④ 기록물폐기심의회의의 내실화가 필요, ⑤ 자원봉사자의 적극적인 활용, ⑥ 지진, 화재 등 재난재해에 대비한 기록물의 보존 및 관리방안이 필요하다.
넷째, 기록물 신뢰도 제고 및 인프라 확충 면에서는 ① 신뢰도 제고를 위해서는 기록생산시스템을 선정하고 관리규조 및 항목 등을 시스템별 이관 방식 마련, 시스템별 고유의 기록생산 및 축적 방식을 체계화, ② 인프라 확충 면에서는 지원정책을 강구하여 광역자치단체에서도 영구기록물 관리기관을 설립이 필요하다.
다섯째, 기록물에 대한 홍보 및 교육적인 면에서는 ① 홍보 면에서는 기록관리 홍보의 매체 및 수준을 다양화하고, 초 · 중 · 고등학교의 연계를 통한 기록문화 확산, 홍보물 제작, 기록의 날 제정, 올해의 기록인, 기록관리 유공자 선정 포상 등을 통해 강화, ② 교육적인 면에서는 업무담당자들, 간부급들이용자들에게 정기적인 교육이 필요하다.

목차 (Table of Contents)

• 1. 서론 = 1
• 가. 연구의 필요성 및 목적 = 1
• 나. 연구의 범위 및 방법 = 2
• 다. 선행연구 = 3
• 2. 공공기록물의 이론적 배경 = 8
• 가. 공공기록물의 의의 = 8
• 나. 공공기록물 관리의 의의 = 13
• 다. 공공기록물 관리의 요건과 원칙 = 22
• 라. 공공기록물관리에 관한 제 법령 = 26
• 3. 광주광역시교육청 기록물 관리 실태 = 32
• 가. 기록물관리 규정 = 32
• 나. 기록물관리 조직과 업무 = 40
• 다. 기록물관리 시설 · 장비와 인력 = 43
• 라. 기록물 관리 운영 실태 = 47
• 4. 문제점 및 개선방안 = 71
• 가. 문제점 = 71
• 1) 기록물 관리체계 = 71
• 2) 기록물 운영 실태 = 76
• 3) 기록물 활용 제도 = 79
• 나. 개선 방안 = 81
• 1) 기록물의 관리 체계 = 82
• 2) 기록물 관리 조직 및 인원 = 84
• 3) 기록물의 보존과 관리 = 87
• 4) 기록물 신뢰도 및 인프라 = 89
• 5) 기록물에 대한 홍보 및 교육 = 91
• 5. 결론 = 93
• 참고문헌 = 97
• (Abstract) = 101
• 부록 = 104