대학 공공기록물의 관리 실태 및 발전 방안 : 국립 공주대학교를 중심으로 = (A) Study on public Records and Archives Management of University : Focused on the Kong Ju National University

국문 초록 (Abstract)

각 대학에 관련된 기록들은 해당 대학이외에서의 체계적인 보존관리는 사실상 불가능하다. 따라서 각 대학의 관리소홀로 인한 기록의 산일 및 소멸은 직접적으로 그 대학의 역사적 기록물의 상실로 이어진다.
대부분의 대학에서 정체성 확립을 위하여 교사편찬을 간행하고 있다. 공주대학교 역시 50여년의 역사를 가진 대학으로서 1998년 50년사를 편찬한 바 있다. 편찬의 근거 자료는 공식적인 기록물을 참조하여 편찬된 것이 아닌 대부분 구술에 의해 서술된 것들이거나 사문화된 문서를 참조하여 서술된 것들이다. 이러한 편찬 참조 자료는 원소장자에게 돌려주고 현재는 발간 당시의 사진 자료집 이외에는 기록물 원본이 남아있지 않은 상태이다. 이러한 자료관리는 공공기록물의 관리에서도 볼 수 있다.
본 연구는 공주대학교를 중심으로 대학의 공공기록물 관리 현황을 살펴본 것이다. 실태 분석 결과 대학의 기록물 관리는 생산단계부터 체계적인 관리가 되고 있지 않으며 제도적 장치가 마련되어 있지 못하고 보존, 관리 또한 법률에서 규정한 사항들을 이행하지 못하고 있음을 알 수 있었다. 이 같은 상황을 개선 발전시켜 나가기 위해서는 대학 내 기록물 관리에 대한 인식의 확산이 무엇보다 시급하다.
본 연구 결과, 대학기록물을 체계적으로 관리하기 위해서는 다음과 같은 조건이 선행되어야 할 것이다.
첫째 기록관리문화의 정착이다. 현재와 같은 우리의 현실에서는 대학기록 관리대상 범위의 연구는 의미가 있는 것이 아니다. 중요한 것은 기록관리문화의 정착이 선행되어야 한다는 것이다. 책임을 회피하기 위하여 기록물 생산을 가급적이면 지양하는 행위와 기록물을 단순히 행정의 투명성을 위하여 생산되어야 한다는 일반적인 논리가 아니라 제대로 관리된 대학기록물은 역사자료이자 문화의 보고이며, 교육자료 활용, 사회 연구 등 관련 연구분야의 정보자원이라는 인식을 가져야 한다.
둘째, 전문관리기관 설립 대상 기관으로의 규정이다. 대학의 특성을 감안하면 대학은 자료관이 아닌 전문관리기관으로 운영이 되어야 한다. 법률에 의한 자료관은 관리하여야 할 대상기록이 법적으로 분명하며 (준)영구 기록물은 정부기록보존소로 이관하고 있다. 현실은 (준)영구 기록물을 제외하면 보존기간 경과라는 이유로 모든 기록물이 폐기되어왔던 상황이다. 대학에서 중요기록물을 보존하기 위한 별도의 기구를 설립하여 효율적인 기록관리를 해야 한다는 기록물관리에 대한 인식수준이 개선되지 않고 있다. 이에 (준)영구 기록물을 자체 보존하지 않는 자료관 설립기관으로 지정한 현 법률은 기록물관리기관 설치를 주저하는 요인으로 작용할 수 있다. 해당 대학의 기록물은 그 대학에 보존될 때 자료의 활용도를 높일 수 있으며 기록물의 가치를 발휘하기 때문에 대학자료관은 전문관리기관 설치 대상기관으로 규정되어야 한다.
셋째, 기록관리시스템의 구축이다. 대학 내 다양한 기록물을 관리할 수 있는 기록관리시스템이 갖추어져야 한다. 기록물의 관리는 생산단계의 기록관리가 무엇보다 중요하다. 생산기록물 현황분석결과 중요한 행정기록물이 생산되지 않고 있음을 알 수 있었다. 따라서 기록물은 보존만이 중요한 것이 아니라 생산단계부터 관리되어야 할 필요성이 있다. 지금까지 시행해온 기록물 관리에 대한 법률은 행정기관이나 교육기관을 막론하고 모두 일률적인 기록물관리를 하여왔다. 대학은 여러 형태의 다양한 기록물이 생산되는 기관이다. 따라서 다양한 기록물을 생산단계부터 효율적으로 관리하기 위한 기록관리체계가 마련되어야 한다.
넷째, 대학기록물처리일정표가 제정 되어야 한다. 분류기준표의 도입배경 http://www.archives.go.kr/(기록물분류기준표 운영요원 교육교재)
에서 볼 수 있듯이 앞으로 시행될 분류기준표는 현행 공문서분류번호/보존기간표(1997)를 대체하는 제도이다. 공문서분류번호/보존기간표는 기능별 10진 분류법에 입각하여 사용상의 불편과 오분류의 가능성이 상존하고, 중앙기관 위주 작성으로 지방자치단체·각급학교 등의 업무 반영이 미흡하며, 약 5년 단위로 수정 및 증보(增補)되어 변화하는 행정환경을 반영하지 못하고 있다는 이유로 대체하는 제도인 것이다. 따라서 앞으로 시행될 분류기준표는 현재 사용하고 있는 공문서분류번호/보존기간표보다는 기록물의 생산·보존·활용측면에서 보완된 기록물제도이다. 하지만 분류기준표의 단위업무사안조사는 현재 업무담당자의 조사표 작성으로 이루어진 것으로 업무담당자의 관점에서 보존기간을 정하고 보존기간을 책정한 것이다. 대학의 기록물에 대한 업무담당자의 관점은 기록물관리 담당자 및 대학 내 교육가, 대학 관련 연구자들의 관점과 다를 수 있다. 따라서 보존연한을 산정하여 획일적인 표준안을 서둘러 마련할 일이 아니다. 일반 행정기관과는 달리 대학은 공공기록물 뿐만 아니라 다양한 기록물을 관리하기 위한 기록물의 자치적 운영이 필요하다. 이를 위하여 우선적으로 대학기록물처리일정표 제정을 위한 제도적 규정이 제시되어야 하겠다.
지금까지 사례연구로 대학의 실태분석을 통한 대학기록물 관리의 문제점 및 발전 방안을 제시하여 보았다.
기록물관리법에서 자료관은 행정적인 업무처리와 관련된 기록으로 관리범위를 한정시키고 있다. 그러나 대학의 기록물은 단순한 행정적인 업무처리 중에만 생산되지 않는다. 오히려 정규적인 행정업무외의 교수활동이나 학생활동에서 대학의 활동을 입증할 수 있는 기록들이 생산되고 축적된다고 보여진다.
본 연구를 기초로 대학 공공기록물 관리를 위한 구체적인 방안 및 대학의 다양한 기록물의 특성에 따른 대학기록물 자치를 위한 다양한 연구들이 제시되길 바란다.

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

This study is mainly carried out concerning the public records and archives which have been treated as an object to be managed in the Archives and Records Management of Public Agencies Act. On the basis of a current analysis on the creation and conservation of the records and archives, the management state, then follow-up measures for the improvement of the records and archives management have been sought. In an effort to analyze the current management state in a concrete way, the processing results of public records and archives in Kong Ju University for the year of 2002, have been adopted as the subject of this study. Based on many problems which have been exposed in the wake of the survey of management state on records and archives in Kong Ju University, some plans for the sake of the improvement of records and archives management in the university, have been suggested. The result of this current analysis has it that neither the systematic management for the records and archives of the university has been carried out since the creation of records and archives, nor have been made any institutional devices to conserve and manage them and to implement the regulations, prescribed in the law. As a result, for the effective management of the records and archives, the following measures should be taken in advance.
First, laying a foundation for the recognition of the records and archives is necessary, not for the behaviors that hesitate to create records to evade the responsibility, and not for the general logic that the creation of records is needed only to enhance the administrative transparency, but for the fact that the well-managed records and archives of the university, serve as not only a historic and cultural data warehouse, but also an information source of educational data and other related researches such as the social study.
Second, in a bid to manage various types of records and archives on the campus, a records management system should be installed. The analytic study of current records management state found that any administrative records were not created. For that reason, not only the conservation of the records and archives, but also the management of them since their creation, is necessary. Because the university can create various types of records and archives, the records management system should be established for the effective management of them.
Third, an order table for the treatment of the university's records and archives should be made out. The Record disposal schedule, maybe adopted in the near future, is one of the records management systems which makes up the weak points in terms of the creation, conservation and application of the records and archives, while the record schedule are currently used to manage them. However, the unit survey of working issue on the Record disposal schedule, is only conducted by the person in charge carrying his/her self-produced survey list, so the conservation period of them is set on his/her own judgement. The person in charge may have some different point of view on the records and archives from other records managers, faculty members, and related researchers on the campus. Therefore, the person in charge should not make haste to set a unilateral standard, fixing the conservation period of his/her own will. Unlike other general administrative institutions, the university should be allowed to govern itself for the effective management not only of the public records and archives, but also of the various types of records. To this end, the institutional regulations should be suggested first to make out the order table for the records and archives of the university.
Forth, the university should be designated as an object institution to set up an archival institution. According to the Archives and Records Management of Public Agencies Act a record center is just allowed to manage some legally approved records, and the semi-permanent and permanent records should be transferred to the archival institution. Except the semi-permanent and permanent records, till now, other records have been discarded under the pretext of the expiration of validity period. The current law that doesn't permit the record center to hold the semi-permanent and permanent records, may act on as one of the unfavorable factors to hamper the installation of a records management center. On the ground that all records and archives should be conserved in the pertinent university to strengthen the application and utility value of them, the university records center should be designated as the object institution to set up the archival institution.

목차 (Table of Contents)

• <목차>
• Ⅰ. 서론 = 1
• Ⅱ. 대학 공공기록물 관리의 이론적 기초 = 5
• 1. 대학기록물 관리 제도의 개관 = 5
• 2. 대학의 특성 및 공공기록물의 종류 = 9
• 3. 대학기록물의 가치 및 관리의 필요성 = 12
• Ⅲ. 공주대학교 공공기록물의 관리 실태 = 18
• 1. 공공기록물 관리 체제 = 18
• 1) 조직별 업무내용과 생산기록물 = 18
• 2) 기록물 관리 구조 = 20
• 2. 현행기록물 관리 실태 = 22
• 1) 현행기록물의 유형별 분석 = 23
• 2) 현행기록물의 보존기간별 분석 = 27
• 3) 현행기록물의 분류별 분석 = 34
• 3. 준현행기록물 관리 실태 = 36
• 1) 준현행기록물의 유형별 분석 = 36
• 2) 준현행기록물의 보존기간별 분석 = 39
• 3) 준현행기록물의 폐기 실태 = 47
• Ⅳ. 대학기록물 관리의 발전 방안 = 51
• 1. 기록관리 시스템 구축 = 51
• 2. 전문인력의 배치 = 55
• 3. 대학기록물의 목록기술 = 57
• 4. 대학기록물처리일정표의 자치적 운영 = 60
• 5. 전문관리기관 설치 운영 = 62
• Ⅴ. 결론 및 제언 = 66
• * 참고문헌 = 69
• * Abstract = 72