일본 회사법상 주주총회의 IT화 = IT at the Shareholders’ Meeting under Japanese Corporate Law

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

Japan amended their commercial law in 2002, they became possible to announcement of settlement, voting rights of stockholders and noti- fication of the convocation by electronically for planning the digitalization of corporate management. Digitalization of general meeting is not coercive, but each company takes different system which is preferable for their cost-effective. There are limited number of usages of digital based system that for exercising vote and sending notification of the convocation, which are necessarily approved by individual stockholder.
Digitalization for shareholders' meeting can be divided into three types. First, digitalization of documents regarding shareholders' meeting. Current commercial law can also afford their notification of the convo- cation, reference documents, business report and so on as digitalized if there is an individual approval of shareholder. The important point of revised commercial law in 2019 can be found in digitalization of those documents.
In other words, it means the digitalizing notification of the convo- cation and reference documents of shareholders' meeting and includes the digitalization of settlement announcement. Secondly, we may consider the digitalization of voting rights of stockholder. If a company has more than 1000 shareholders, the company let their holders to make their vote in written form when holders cannot attend stock- holder meeting. In that case, the company let their shareolders to use digitalized method to exercise voting rights. Thirdly, “virtual” shareholders’ meeting which means that conducting meeting of shareholder in a digital manner can be considered. Currently, it conducts partially, but complete virtual shareholders’ meeting needs further development.
Japan repeatedly revised the policy of digitalization of shareholders’ meeting and starts to obligate a listed company to follow the rules of electronic provision system on documents of shareholder based on the revised las on 2019.
Usage of electric voting is insignificant in Korea and we need admittance of individual shareholder before sending electric based noti- fication of convention even when considering commercial regulation. Hence based on these points, we need further improvement to stimulate shareholders’ meeting itself as well.
Korea is one of the powerful IT industry countries and already has enough technological infrastructure to conduct not only sending noti- fication of convention of shareholders but also resolve the problem of electric based voting exercise. However, we are still struggling the progressing of systems for stimulating shareholders’ meeting. We may learn from Japan’s experience which trying to stimulate shareholders meeting by providing various conveniences to shareholders.

국문 초록 (Abstract)

일본은 2002년 상법을 개정하면서, 고도정보화사회에 대응하여 회사운영의 전자화를 도모하기 위해 회사관계서류의 전자화 외에 전자적 방법에 의한 결산공고, 의결권행사, 소집통지의 송부가 가능하게 되었다. 주주총회의 전자화는 강제적인 것은 아니었고, 각 회사가 비용 대비 효과를 감안하여 해당 회사에 상응한 제도를 선택하여 채택하는 형식을 취하고 있었다. 특히 개별주주의 승낙을 얻을 필요가 있는 전자적 방법에 의한 의결권행사나 소집통지의 발송에 관한 이용상황을 보면 그렇게 많지 않은 것을 알 수 있다.
주주총회의 전자화는 다음 3가지로 분류할 수 있다. 첫째로 주주총회와 관련된 문서의 전자화를 들 수 있다. 현행 회사법에서도 주주총회의 소집통지, 참고서류, 계산서류, 사업보고 등은 주주의 개별적 승낙이 있으면 전자적 방법에 의한 제공이 가능하다. 2019년의 개정 회사법의 주요 포인트는 이러한 문서들의 전자화를 들 수 있다. 즉 주주총회의 소집통지 및 주주총회의 참고서류를 전자화한 것으로, 문서의 전자화에는 이에 더하여 결산공고의 전자화도 포함되게 되었다. 둘째로는 의결권행사의 전자화라고 할 수 있다. 회사법에서는 주주가 1.000명 이상의 회사의 경우 주주총회에 출석할 수 없는 주주에게 투표할 수 있는 기회를 확보해 주기 위해 서면에 의해 의결권을 행사할 수 있도록 하고 있으며, 이에 더하여 전자적인 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 하고 있다. 셋째로는 주주총회 그 자체의 전자화, 즉 전자적인 방법으로 주주총회를 개최하는 것으로서, 이른바 버츄얼(Virtual) 주주총회라고 할 수 있는데, 이것은 기술발전에 따라 어느 정도의 부분적 개최가능성은 가능하겠지만, 현재 상황에서 완전한 버츄얼 주주총회의 개최는 장래의 기대사항이라고 할 수 있다.
일본에서는 주주총회의 전자화에 관한 수정을 거듭하여 2019년 개정법에서 상장회사의 경우 의무적으로 주주총회자료의 전자제공제도를 정착시키기에 이르렀다.
우리나라에 전자투표제도가 도입된 이래 그 이용실적은 미미한 수준에 불과한 것으로 보이며, 현재의 상법규정을 보더라도, 전자적 방법에 의한 소집통지서를 발송하기 위해서는 사전에 주주의 개별적 승낙을 얻어야 하고, 전자투표 또한 이러한 승낙이 전제되고 있는 형편이라는 점에서 주주총회의 활성화를 도모하려는 당초의 목적은 아직까지도 요원하다고 하겠다.
우리나나라는 세계에서 주목을 받고 있는 IT강국으로서 전자적인 방법으로 주주총회의 소집통지의 발송은 물론이고, 전자적 방법에 의한 의결권행사 또한 충분히 해결할 수 있는 기술적 인프라를 충분히 구축하고 있다. 이러한 상황에서 아직까지도 주주총회의 활성화를 도모하기 위해 도입된 각종 제도에 대한 진척이 이루어지고 있지 않은 것은 문제가 있다는 점에서 현재 일본에서 여러 가지 방법을 통해 주주에게 편의를 제공하여 주주총회를 활성화시키려는 노력은 우리에게 시사하는 바가 상당하다고 본다.

참고문헌 (Reference)

1 "치바은행의 안내문"

2 김윤정, "주주총회 활성화를 위한 발전방안 연구-주주총회 전자화를 중심으로-" 법학연구원 (64) : 175-202, 2019

3 "법무성 웹사이트"

4 "미쯔미시UFJ은행의 안내문"

5 岩村充, "電子株主総会の研究" 弘文堂 2003

6 坂東照雄, "議決権電子行使プラットフォームの現状について" (797) : 2018

7 ICJ, "議決権電子行使プラットフォームの参加会社1000社到達のお知らせについて의 별첨자료(2)"

8 相澤哲, "論点解説新・会社法千問の道標" 商事法務 2006

9 相澤哲, "論点解説新・会社法千問の道標" 商事法務 2006

10 澤口実, "米国におけるァーチャル総会増加と我が国における適否" (2140) : 2017

11 江頭憲治郎, "株式会社法" 有斐閣 2014

12 商事法務研究会, "株主総会白書2015年版" 2015

13 森口保, "株主総会プロセスの電子化促進等に関する研究会報告書の概要" (2104) : 2016

14 北村雅史, "株主総会の電子化" (2175) : 2018

15 中央三井信託銀行証券代行部あさひ法律事務所, "株主総会のIT化の法律と実務" 中央経済社 2002

16 畠裕之, "株主総会のIT化に関する実務対応" (1692) : 2004

17 畠裕之, "株主総会のIT化に関する実務対応" (1692) : 2004

18 マネースクウェア・ジャパン, "株主総会に「参加してみたい」が7割 - その理由は?"

19 株主総会プロセスの電子化促進等に関する研究会, "日本及び諸外国における株主総会プロセスの電子化等の状況"

20 経済産業省, "新時代の株主総会プロセスの在り方研究会報告書" 2020

21 永池正孝, "全株懇 “株主総会プロセスの電子化について～株式実務からの一考察～”の解説" (2147) : 2017

22 マネカツ 投資コラム, "個人投資家にも株主総会が大切な理由-株主総会に参加するメリット- (株)ドウシシャ株主総会参加レポート" 2020

23 商事法務研究会, "令和元年改正会社法の解説(Ⅰ)" (2222) : 2020

24 済産業省, "ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(案)"

25 商事法務研究会, "2019年度 株主総会白書" (2216) : 2019

26 商事法務研究会, "2019年度 株主総会白書" (2216) : 2019

27 商事法務研究会, "2015年度 株主總會白書" (2085) : 2015

28 商事法務研究会, "2015~2019年度 株主總會白書" (2085·2118·2184·2216) :

29 商事法務研究会, "2013年度 株主総会白書" (2016) : 2013