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등기민원안내제도 개선방안 - 등기신청절차안내를 중심으로 -
신명훈 ( Shin Myeong-hun ),김봉철,김성화 사법정책연구원 2023 연구보고서 Vol.2023 No.4
등기소는 법원에서 민원인이 가장 많이 방문하는 현장부서 중 하나이다. 이러한 등기소에 근무하는 법원공무원의 민원안내에 대한 지속적인 고충 토로가 있어 왔다. 이에 등기민원안내 현장에서 발생하는 문제점 파악 및 그 개선방안을 모색하기 위해 등기소 근무 경력이 있는 직원들에 대한 의견 청취, 대한민국법원 홈페이지 ‘법원에 바란다(www.scourt.go.kr/portal/advice/AdviceList.work)’ 게시판에 접수된 등기 관련 민원, 법원행정처에서 실시한 등기민원상담제도 개선방안을 위한 설문조사 결과 등을 주로 인용하거나 참고하였다. 그 결과 민원인들의 등기업무의 특수성에 대한 이해 부족, 등기신청절차안내의 한계에 대한 민원안내담당자와 민원인 간 인식의 차이, 등기신청절차안내의 한계에 대한 보다 구체적인 기준의 부존재, 민원안내담당자의 자질(친절한 태도, 등기에 관한 지식 등) 부족, 부당한 언동(言動)을 하는 일부 민원인에 대한 법원의 부실한 대처, 직원에 의한 안내를 보완할 수 있는 제도의 미흡 등이 그 원인으로 파악되었다. 이 중 등기신청절차안내의 한계에 대한 보다 구체적인 기준의 부존재는 다른 문제에 대한 선결적 문제로서의 성격을 가지므로 먼저 등기신청절차 안내의 한계를 구체화하는 방안을 제시하였다. 구체화된 기준에 따라 표준화된 안내에도 불구하고 민원인이 기대 불충족으로 다소 불편함을 느끼는 경우, 이는 등기업무의 특수성에 따른 등기신청절차안내의 한계 때문이라는 점을 민원인에게 설명하고 양해를 구하기 위해서는 등기에 관한 전문성을 갖춘 공무원의 친절한 응대가 중요하다. 따라서 등기신청절차 안내담당자의 친절한 응대 및 전문성 제고 방안을 제안하였다. 현재의 민원상담제도에서 직원에 의한 안내를 보완할 수 있는 제도의 미흡, 부당한 언동을 하는 일부 민원인에 대한 법원의 부실한 대처 등의 문제에 대해서는 등기민원상담위원제도 확대 시행, 법무사단체와의 협조를 통한 등기민원상담, 등기신청절차 안내담당자 증원, 등기신청절차안내 사전 예약제 및 등기민원수수료, 챗봇을 활용한 등기신청절차의 안내, 부동산 등기신청서 작성 방식의 개선, 특이심리민원인 대처를 위한 협조 등의 방법을 모색하였다. 장기적으로는 등기소에서 법원공무원이 민원안내를 하지 않아야 한다는 의견도 적지 않다. 이에 ‘바람직한 장래의 등기신청절차안내’란 목차 아래에서 그 구체적 내용으로 제시될 수 있는 것으로는 어떤 것이 있는지 살펴보았다. 다만 등기소에서 등기신청절차안내를 하지않는다면 등기소업무시스템의 변화뿐만 아니라, 현재의 민원안내 방식과 비교하여 민원인의 큰 불편을 초래할 수도 있어 신중한 검토가 필요하다. 따라서 등기소에 등기신청절차안내를 위한 화상회의실(등기신청절차 안내실)을 만들어 (권역별)통합민원상담센터 또는 거점 등기소에 설치된 등기민원상담을 위한 조직의 안내담당자들과 연결될 수 있도록 하는 등, 전자광역등기체계 도입 및 등기소 편제 개편, 전자신청 활성화에 따른 방문신청 사건의 수 감소 등 미래등기시스템의 진척상황과 더불어 대안을 모색해야 할 것이다. A registry office is one of the field departments most visited by civil petitioners in a Korean court. Court officials working at registry offices have continued to complain about civil petition guides. Therefore, in order to identify problems that occur in handling registration- related civil petitions on sites and find ways to improve them, we listened to the opinions of employees who have experience working in registry offices and mainly cited or referenced registration-related petitions received on the ‘Opinions to the Court (www.scourt.go.kr/portal/ advice/AdviceList.work)’ bulletin board of the Korean Court website and the results of a survey conducted by the Ministry of Court Administration for improving the registration- related civil petition counseling system. As a result, the lack of understanding of the specificity of registration work by civil petitioners, difference in perception between civil petition officials and civil petitioners regarding the limitations of registration application procedure guides, the absence of more specific standards for the limitations of registration application procedure guides, the lack of qualifications (kind attitude, knowledge of registration, etc.) of civil petition officials, courts’ poor response to some civil petitioners who make inappropriate words and behavior, and the lack of a system to supplement the guides provided by the staff are identified as common causes of problems. Since among these, the absence of more specific standards for the limitations of registration application procedure guides stands as a prerequisite problem to other problems, we first presented ways to specify the limitations of the registration application procedure guides. In order to explain it to civil petitioners and obtain their understanding that if a civil petitioner feels somewhat uncomfortable due to the unfulfillment of expectations in spite of the standardized guides pursuant to the specified criteria, this is caused from the limitations of the registration application procedure guide due to the specificity of the registration work, it is important for public officials with expertise in registration to kindly respond to petitioners. Therefore, we proposed a “method for friendly response and professionalism of officials for guiding the registration application procedure.” For problems such as the lack of a system to supplement the guides provided by the staff and courts’ poor response to some civil petitioners who make inappropriate words and behavior in the current civil petition counseling system, we searched for methods such as the expansion of the registration-related civil petition counselor system, registration-related civil petition counseling through cooperation with judicial scrivener groups, an increase in the number of registration application procedure guides, an advance reservation system for the registration application procedure guides, registration-related civil petition fees, registration application procedure guides using chatbots, improvement in filling-out the real estate registration application form, and cooperation in dealing with civil petitions by petitioners with psychological disorders. There are many opinions that, in the long term, court officials should not guide civil petitions at registry offices. However, if registry offices do not guide the registration application process, it may cause not only changes in the registry office work system but also great inconvenience to civil petitioners compared to the current civil petition guide method, so careful review is required. Therefore, alternatives should be sought along with the progress of the future registration system, such as the introduction of an electronic wide-area registration system that creates video conference rooms (registration application procedure guide offices) at registry offices to guide registration application procedures so that it can be connected with the integrated civil petition counseling center (by region) or the civil petition officials of the organization for registration-related civil petition counseling installed at base registry offices, the reorganization of registry offices, and a reduction in the number of visit application cases by activating electronic application.
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