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전자기록의 장기적 보존 및 활용을 위한 유형별 문서보존포맷에 관한 연구
성환혁 韓國外國語大學校 大學院 2008 국내석사
2000년대 이후 세계적인 IT 강국으로 주목받아 온 우리나라는 전자정부를 표방한 이래 공공기관의 생산기록 중 90% 이상이 전자적으로 생산, 관리하고 있다. 이들 기록의 대다수는 전자문서를 포함하고 있으며, 전자문서의 유형도 기존의 워드프로세싱 문서에서 벗어나 날로 다양화 되고 있다. 따라서 이러한 전자문서의 변화에 맞추어, 장기적 보존을 위한 문서보존포맷 역시 수정 및 보완되는 것은 필수적인 과정이라 하겠다. 그러나 기존의 문서보존포맷은 이러한 전자문서 유형 변화에 충분히 대응할 수 없는 실정이다. 본 연구는 이러한 문제의식 하에 전자문서를 유형별로 구분하고 각각의 선정기준을 제시하여 문서유형에 적합한 보존포맷을 검토, 제언하였다. 연구를 위해 국내외 문서보존포맷 선정 사례를 조사하였고, 현재 국내 문서보존포맷인 PDF/A-1에 대해서는 기록학적, 기술적 관점을 모두 적용하여 연구, 분석하였다. 또한 기존에 기록학계에서 연구되었던 PDF 계열의 포맷 외에, 현재 IT 분야 및 사무용 소프트웨어 시장에서 주목받고 있는 표준 문서 포맷에 대해서도 기록학적 관점에서 보존포맷으로 가능성이 있는지 검토하였다. 본 연구에서는 이러한 연구를 바탕으로 ICA에서 제시한 전자기록의 유형별 구분을 참고하여 전자문서를 텍스트 문서, 다차원 문서, 다매체 문서로 구분하였다. 또한 이렇게 구분된 전자문서 유형별로 적합한 보존포맷을 찾기 위해, 기존 문서보존포맷인 PDF/A-1과 차기 문서보존포맷으로 주목받아 오던 PDF/A-2, 그리고 IT 분야에서 큰 관심을 받고 있는 표준 문서 포맷 ODF와 OpenXML을 두고 연구를 진행하였다. 이상 네 가지 포맷을 유형별로 세분화된 각각의 선정기준에 따라 평가하였으며, 최종적으로 텍스트 문서에 대해서는 PDF/A-2를, 다차원 문서와 다매체 문서에 대해서는 ODF를 우선 검토하도록 제언하였다. 본 연구는 미약하나마 기존에 하나로 인식되던 전자문서를 세 가지로 구분하고, 각각의 선정기준을 별도로 개발하였다는 점에서 의의가 있다. 또한 ODF와 OpenXML과 같은 표준 문서 포맷을 연구하여 생산단계의 문서 포맷이 보존포맷으로 가능성이 있는지 확인하고, 보존포맷 없이 생산 문서 포맷만을 방안에 대해 문제를 제기하였다. 문서보존포맷으로 PDF와 같이 이미지에 기반한 포맷이 아닌, XML과 같이 텍스트에 기반한 문서보존포맷에 대한 연구 방향을 제시한 것도 하나의 성과라 할 수 있다. Since the government of South Korea, which has been drawing the world’s attention in terms of its highly advanced Informational Technology in 2000s, has proclaimed itself to be ‘e-government’, 90% of records of public institutions have been produced and managed electronically. The great majority of those records contain electronic documents, and the format of the electronic document has become more varied except for the existing word processing document. Therefore, in accordance with this change of electronic document, it is inevitably necessary to modify and amend document preservation format for long-term preservation. However, in practice, existing document preservation format is unable to respond effectively to the change. Having this criticism in mind, the current research examined and suggested suitable document preservation formats through sorting electronic documents by types and advancing the standard of selection. In order to fulfil this study, the researcher investigated the domestic and international cases of the selection of document preservation format. Regarding PDF/A-1 which is currently used as document preservation format in Korea, analysis was carried out from the both archival and technological points of view. Moreover, except PDF, which has been studied previously in Archival Studies, this research reviewed the others which have been noticed as standard document format in IT industry and office software market whether they are utilisable as document preservation format in archival usage. Being based on the studies above and referencing the typological guidelines of electronic records which ICA (International Council on Archives) recommended, this research classified electric documents into three categories: text document, multidimensional document, and multimedia document. Furthermore, in order to find suitable document preservation format for each of these classified electronic document types, PDF/A-1, which is the existing document preservation format, PDF/A-2, which is regarded as the next document preservation format, and standard document format ODF and OpenXML, which are spotlighted in IT industry were considered in this study. These four kinds of format were estimated according to the standards of selection which are subdivided by types. As a result, PDF/A-2 was suggested as suitable format for text documents, and ODF was recommended as a priority for multidimensional and multimedia documents. This research is meaningful in terms of that it classified electric documents, which have been considered as similar, into three categories and developed the standards of selection for each of three separately. The present study also examined the possibility of utilisation of the document format in producing stage as document preservation format through investigating standard document format such as ODF or OpenXML. Then, this study established an argument about the utilisation of only producing document format without document preservation format. It is also regarded as one of this research’s findings that it suggested the direction of future works on text-based document preservation format, for instant XML, which is different from image-based format, such as PDF.
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